Software License Audits sind und werden auch in Zukunft eine wichtige Einnahmequelle für alle großen Softwareanbieter bleiben. Bei der heutigen Wirtschaftslage werden es alle großen Softwareanbieter, einschließlich SAP, schwer haben, ihre Umsatzziele zu erreichen, und werden auf License Audits zurückgreifen, um neue Lizenzeinnahmen aufzuspüren.
Genau so war es auch während der letzten Wirtschaftskrise in den Jahren 2008 - 2009. Die Audit-Aktivitäten von Anbietern nahmen drastisch zu und es hat damals viele Kunden erwischt, die nicht darauf vorbereitet waren, was auf sie zukommen würde. Mit exorbitanten Rechnungen konfrontiert waren die Kunden oft dazu gezwungen, zu zahlen, ohne richtig überprüfen zu können, ob die in Rechnung gestellten Lizenzgebühren rechtmäßig waren oder ob Einsparungen möglich gewesen wären. Genau das gleiche Bild zeichnet sich auch heute wieder ab. VOQUZ Labs erhält deutlich mehr Anfragen rund um Audit-Support und Audit-Defense. Sowohl Partnerunternehmen als auch unabhängige Berater berichten alle genau das gleiche.
Und die Zeit der SAP-Audits kommt immer näher. SAP License Audits werden in der Regel in Q4, meist im Oktober und November, angesetzt, so dass SAP-Kunden in den nächsten 3 Monaten mit einem weiteren Anstieg der License Audit Aktivitäten rechnen können. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass SAP-Kunden die Risiken verstehen und proaktive Schritte unternehmen, um die Einhaltung von Lizenzbestimmungen in ihrem Unternehmen sicherzustellen.
Besonders bemerkenswert sind die Taktiken, zu denen die Vertriebs- und Audit-Teams greifen, um zu versuchen, zusätzliche SAP License Fees zu verlangen. Ich habe selbst miterlebt, wie Kunden hinsichtlich der Richtlinien für SAP Licenses gezielt in die Irre geführt wurden, wobei auf bestimmte Produkte abgezielt wurde, bei denen Metriken, Definitionen oder Nutzungsrechte vage genug sind, um Argumente für zusätzliche Gebühren zu finden, und natürlich SAP Indirect Access.
Bei SAP gibt es zwei verschiedene Arten von SAP License Audits: Die jährliche Selbsterklärung und das Enhanced License Audit (ELA). Die jährliche Selbsterklärung gründet auf der kundeneigenen Konfiguration der Systeme und der Vergabe von SAP Licenses. Kunden verwenden die License Audit Workbench (LAW) von SAP, um Nutzungsdaten zu erfassen und zur Überprüfung an SAP zu senden. Der Geltungsbereich der Selbsterklärung erfasst nur einen bestimmten Teil Ihres SAP-Bestands und SAP kann nur die bereitgestellten Daten überprüfen. Bei einem ELA hingegen fragt SAP die Nutzungsdaten selbst ab und schickt oft geschulte Auditoren vor Ort, um spezielle Konfigurationen und Datentabellen zu überprüfen und sich ihr eigenes Bild von der Softwarenutzung und den Lizenzanforderungen zu machen. Ein ELA erfasst alle SAP-Produkte, so dass latente, bisher unentdeckte Compliance-Probleme schnell zum Vorschein kommen und echte finanzielle Risiken verursachen können.
Eine einfache Veranschaulichung des Unterschieds liefert das SAP User Licensing Assessment. Die LAW zeigt SAP nur an, wie ein Kunde Benutzer lizenziert hat, was durchaus weitestgehend dem Bestand entsprechen kann. Eine tiefergreifende Analyse von Transaktionsnutzung und/oder vergebenen Berechtigungen zeigt jedoch, wie die Benutzer hätten lizenziert werden sollen. Wenn Kunden es versäumt haben, eine SAP License Optimization vorzunehmen oder vertragsgemäß zu lizenzieren, können schnell Compliance-Lücken entstehen und die Lizenzkosten erheblich sein.
Kunden müssen jedoch verstehen, dass SAP License Audits eine rechtmäßige Geschäftsaktivität sind. Die primäre Funktion eines SAP License Audits besteht darin, sicherzustellen, dass Kunden ihre Software lizenziert haben und die lizenzierte Software nicht über das lizenzierte Maß hinaus nutzen. Ist letzteres der Fall, hat SAP sicherlich das Recht, zusätzliche Lizenzgebühren zu verlangen. Die Verwendung nicht lizenzierter Software ist genau genommen Software-Diebstahl, auch wenn normalerweise die Begleichung der geschuldeten Gebühren als Konsequenz akzeptiert wird! Unterlizenzierung geschieht in der Regel aus Versehen und ist meist keine absichtliche Umgehung von Lizenzgebühren, so dass SAP es den Kunden ermöglicht, eine Nichteinhaltung beim ersten Mal direkt mit SAP zu klären. Nicht optimierte Lizenzierung kann jedoch zu Einigungen führen, die eine kostspielige Überlizenzierung zur Folge haben.
Wenn es zu Streitigkeiten bezüglich SAP License Compliance kommt, liegt dies meist an schlecht ausgehandelten Verträgen. In diesem Fall sind die Vertragsbedingungen selbst der Grund für zusätzliche Gebühren. Den Kunden bleibt dann nur noch, damit zu argumentieren, dass die Lizenzen falsch bzw. irreführend verkauft wurden oder dass die Bedingungen nicht der Absicht Rechnung tragen, für die sie zum entsprechenden Zeitpunkt erworben wurden. SAP bleibt jedoch sehr stur, wenn es um Beilegung geht. Einige Streitigkeiten gehen zwar bis vor Gericht, die meisten werden jedoch unter den sprichwörtlichen Teppich gekehrt und übereilt beigelegt, so dass die Kunden oft mit SAP Licenses zurückbleiben, die sie eigentlich nicht brauchen oder für die sie viel zu viel bezahlt haben.
Warum sollten Sie sich ein negatives SAP License Audit antun? Benutzerklassifizierungen einfach so zu akzeptieren, wie sie sind, ist nicht akzeptabel. Die Benutzer müssen kontinuierlich überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie jederzeit über die richtige SAP License verfügen. Die Benutzeraktivität muss überprüft werden, um sicherzustellen, dass ungenutzte Konten ordnungsgemäß erloschen sind. Oft können übliche Verwaltungsprobleme dazu führen, dass Benutzer unbeabsichtigt einen teureren Lizenztyp als nötig nutzen. Außerdem müssen Sie genau wissen, wie Sie alle SAP-Produkte nutzen und Lizenzierungsrisiken erkennen, bevor es zu spät ist.
SAP License Management ist durch den Einsatz eines Software Asset Management Tools wie samQ leicht in den Griff zu bekommen. VOQUZ Labs bietet darüber hinaus einen SAP License Audit Optimization Service an, um Sie bei der Vorbereitung auf ein anstehendes SAP License Audit zu unterstützen. Die automatisierte Analyse und Bereinigung durch samQ macht die Vorbereitung auf ein SAP License Audit schnell, einfach und effizient. samQ hilft Ihnen dabei, SAP-Compliance-Risiken zu identifizieren und ermöglicht es Ihnen, die SAP License Optimization und den Prozess der Bereinigung zu automatisieren, um Risiken zu minimieren. Der Service verschafft Ihnen außerdem Transparenz bezüglich der SAP License Costs im Vorfeld des Audits und gibt Ihnen eine stärkere Kontrolle über den Prozess des SAP License Audits.
Jan Cook ist seit 2019 Practice Director für VOQUZ Labs in Großbritannien. Jan ist verantwortlich für den Vertrieb und die Auslieferung auf dem britischen Markt und ist außerdem als Senior Consultant für VOQUZ Labs beratend tätig und betreut Kunden in ganz EMEA und weltweit.
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