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SAP Licensing

Do you know everything about SAP Licensing? We cover the three key pillars of SAP licenses(Named users, Engines, Database and Digital access) in detail and describe how an in depth understanding of their role in the SAP license contract is fundamental to ensuring an effective and efficient license position which helps reduce both unnecessary software spend and ongoing maintenance costs andfurthermore, eliminate shelf ware and ensure license compliance.

1 Einführung in die SAP-Lizenzierung

SAP License Compliance und Kostensenkung durch kontinuierliche Optimierung

Mit mehr als 3.000 Produkten, 24 Benutzerlizenztypen und 100 Engine-Metriken ist SAP Software Licensing hochgradig komplex. Folglich tun sich viele Unternehmen schwer, ihren Lizenzbestand dem tatsächlichen Lizenzbedarf anzupassen. Dies führt häufig zu Überlizenzierung und überhöhten Ausgaben für SAP-Anwendungen. Die Systemvermessungstools von SAP sind dabei nicht hilfreich, da sie nur den Lizenzverbrauch anzeigen und nicht dafür vorgesehen sind, die Lizenzauswahl zu optimieren oder Kosten zu sparen.

Wie lassen sich SAP Licenses also effektiv verwalten und Kosten für SAP Software managen? Wir von VOQUZ Labs sind Spezialisten für dieses Thema. Wir haben die wichtigsten Informationen über SAP und den Lizenzierungsprozess zusammengetragen, um Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu unterstützen.

Wir stellen die drei Säulen von SAP Lizenzen (Produktauswahl, Deployment-Optionen, Lizenzmodelle) im Detail vor und erläutern, warum ein tiefgehendes Verständnis von deren Rolle im SAP-Lizenzvertrag von grundlegender Bedeutung ist, um Eure effektive Lizenzposition zu verstehen, unnötige Ausgaben für Software und laufende Wartungskosten zu vermeiden und außerdem "überschüssige Regalware" abzustoßen, während Du gleichzeitig die "License Compliance" einhältst.

2 Grundlagen des SAP Software Licensing

Ihr SAP Software Licensing ist durch 3 Aspekte definiert: Produkte, Deployment und Lizenzmodell.

SAP licensing components table

Zusätzlich zu den genannten Deployment-Optionen können Kunden einen All-in-One-Vertrag abschließen, der Support, Anwendungsmanagement und Hosting mit SAP: HEC oder HANA Enterprise Cloud umfasst.

SAP-Lizenzierungsleitfaden von VOQUZ Labs

Wir stellen die drei Säulen von SAP Lizenzen (Produktauswahl, Deployment-Optionen, Lizenzmodelle) im Detail vor und erläutern, warum ein tiefgehendes Verständnis von deren Rolle im SAP-Lizenzvertrag von grundlegender Bedeutung ist, um Eure effektive Lizenzposition zu verstehen, unnötige Ausgaben für Software und laufende Wartungskosten zu vermeiden und außerdem "überschüssige Regalware" abzustoßen, während Du gleichzeitig die "License Compliance" einhältst.

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3 Produktauswahl

Lizenztypen und andere Kostenpunkte

Wenn Ihr Unternehmen sein SAP-Kostenmanagement optimieren möchte, müssen Sie zunächst verstehen, was vorrangig zu betrachten ist. Neben den sogenannten Named User Licenses zahlen SAP-Kunden auch für die Nutzung von Engines (Branchen- oder Line-of-Business-Lösungen), Standard-Packages (wie z. B. Vertragsabbildungen, verwendete Gehaltsabrechnungen etc.) oder sogar für spezielle Packages, die eine mit SAP vereinbarte Zahlungsform beinhalten. Folgende Informationen erläutern diese Details sowie Indirect Access und Digital Access Licensing.

SAP Named User Licenses

Named User Licenses machen etwa 40 bis 70 Prozent aller im SAP-Vertrag vereinbarten Kosten aus. Jeder SAP-Benutzer muss über eine Named User License verfügen. Es gibt jedoch verschiedene Kategorien, die sich in ihrem Berechtigungsumfang stark unterscheiden und dem Benutzer unterschiedliche Funktionen bieten. Tabelle 1 gibt einen Überblick über häufig verwendete Lizenztypen und deren Berechtigungsumfang.

Generell gilt: Je mehr Funktionen, desto teurer die Lizenz. Die teuersten Kategorien sind die Lizenz Developer und die Lizenz Professional. Wenn an einen Benutzer keine Lizenz vergeben wurde, wird bei der Lizenzvermessung automatisch die Lizenz Professional, d. h. eine der teuersten Kategorien, als Standard genommen.

Eine Besonderheit ist der Lizenztyp Limited Professional User. In der Vergangenheit wurde diese Lizenz über die Abnahmemenge oder über einen vereinbarten Prozentsatz geregelt. Ein übliches Verhältnis war 85 Prozent Professional zu 15 Prozent Limited Professional. Gab es keine solche Klausel im Vertrag, dann galt ein Verhältnis von 50 zu 50. Da SAP aber inzwischen viele neue Lizenztypen anbietet, die sehr umfangreiche Funktionalitäten umfassen und günstiger sind als Limited Professional-Lizenzen, lohnt es sich sehr, alternative Lizenztypen zu erwerben, die den Nutzungsanforderungen Ihrer Organisation genau entsprechen.  

Hinweis: Kunden, die den Lizenztyp Limited Professional in ihrem Portfolio haben, konnten bis Januar 2016 den Funktionsumfang dieses Benutzertyps definieren und haben somit das Recht behalten, zusätzliche Lizenzen zu erwerben. Für Neukunden steht diese Lizenz nicht mehr zur Verfügung, so dass alternative Lizenztypen erforderlich sind.

Tabelle 1: Einige Benutzerlizenztypen und ihre Definition

Lizenztyp

Berechtigungsumfang

Developer

Entwicklung von eigenen Funktionen mit Hilfe der Entwicklungstools

Professional

Gesamtbetriebsführung und Systemadministration

Limited Professional

Eingeschränkte operative Funktionalität oder klar definierte Funktionalität, die von SAP validiert werden muss

Employee

Verwendung von Berichten und Informationen für den eigenen Gebrauch. Dazu gehört auch die Dokumentation im Zusammenhang mit dem entsprechenden Arbeitsbereich

Employee Self-Service-User (ESS)

Self-Services z. B. in der Personalabteilung zur Zeiterfassung

Worker

Umfasst u. a. die Eingabe von Produktionsauftragsbestätigungen, die Eingabe von Produkt- oder Produktionsinformationen, wie z. B. Qualitätsprüfungsergebnissen oder Anlagen-/Prozess-/Maschinendaten, die Eingabe von Produktionsproblemen und zugehörigen Serviceanfragen, die Einreichung von Bestellanforderungen für Werkzeuge, Ersatzteile für Produktionsanlagen usw., die Bestätigung von Wartungsmeldungen, die Eingabe von Serviceanfragen

Logistics

Transportmanagement; Lagerhaltung

Manager Self Service User (MSS)

Umfasst u. a. die Beantragung von administrativen Änderungen mit Prozessen und Formularen für Human Capital Management (HCM), die Erstellung von Anforderungen und die Beurteilung von Bewerbern, die Durchführung von Talentbeurteilungen und Mitarbeiterbewertungen, die Planung und Genehmigung von Vergütungen, die Einsichtnahme in Gesamtbudgets, die Organisation von Projektmanagementaufgaben, die Durchführung von Terminplanungsaufgaben, die Genehmigung von Reiseanträgen und -kosten sowie die Durchführung von Personal- und Beschaffungsaufgaben des Managers für die ihm direkt unterstehenden Mitarbeiter oder den Bereich/die Abteilung des Managers

ERP Core License

Um die Basisfunktionalitäten von SAP nutzen zu können, muss Ihr Unternehmen z. B. eine SAP ERP License erwerben: SAP S/4HANA Enterprise Management für ERP-Kunden.

Mit dieser Lizenz können Sie mit dem SAP ERP Core arbeiten, einschließlich Modulen wie Rechnungswesen, Vertriebsmanagement, Servicemanagement, Produktionsplanung, Projektsteuerung, operativer Einkauf usw.

Für einige dieser Module können Sie erweiterte Funktionalität mit einer LoB-Lösung erwerben. So könnten Sie die Grundfunktionen des enthaltenen Finanzmoduls um die Line-of-Business-Lösung S4 Central Finance erweitern, die einen wesentlich größeren Funktionsumfang bietet.

Engine- und Package-Lizenzen (Branchenlösungen, Line-of-Business-Lösungen)

Für viele SAP-Anwendungen können Unternehmen eine Engine- oder Package-Lizenz erwerben. Solche Module können zusätzlich zu den Named User Licenses erworben werden und unterliegen verschiedenen Metriken, konkret 100 verschiedenen Metriken in der aktuellen Preisliste von 2021. Die Kosten für den Lizenzverbrauch basieren auf einem Parameter, der spezifisch für die Engine oder das Package ist. Einige der von SAP verwendeten Metriken sind „Anzahl der Mitarbeiter“, „Anzahl der Aufträge“, „Jahresumsatz“, „jährliches Ausgabenvolumen“, „Barrel Öl pro Jahr“, „Prozessoren“, „Cores“, „Speichervolumen in GB“, etc.

Lizenzen für Indirect Use und Digital Access

Indirect Access liegt vor, wenn Menschen oder beliebige Geräte oder Systeme das ERP-System indirekt über eine Nicht-SAP-Zwischensoftware zwischen den Benutzern und dem SAP-ERP-System nutzen, wie z. B. ein Nicht-SAP-Frontend, eine kundeneigene Lösung oder eine Drittanwendung. Indirect Access wird in erster Linie auf Basis der Benutzer lizenziert. Indirekte Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Szenarien werden auf Basis der Anzahl der Kundenaufträge bzw. Kaufaufträge lizenziert. Einige Szenarien für Indirect Access erfordern keine Lizenzen, wie z. B. Indirect Static Read.

Unternehmen greifen häufig indirekt, d.h. über Drittanwendungen oder Webspeicher, auf Daten aus einem SAP-System zu. Wird von extern auf SAP-Daten zugegriffen, diese erstellt oder verändert, ohne dass eine SAP User License vorliegt, handelt es sich in den meisten Fällen um Indirect Use. Auch wenn die importierten SAP-Daten dann ausschließlich in der Drittanwendung genutzt werden, ist im Einzelfall zu prüfen, wie diese Nutzung mit SAP vereinbart ist. Eine eindeutige Regelung gab es in der Vergangenheit nicht, stattdessen wurden oft individuelle Regelungen vereinbart, die in den individuellen SAP-Verträgen festgehalten wurden. Oft wird Indirect Use aber gar nicht verhandelt und einfach durchgeführt. Solche Aktivitäten können bei einem SAP-Audit zu gravierenden Nachzahlungen führen.    

Es ist jedoch gar nicht so einfach, alle Drittsysteme zu identifizieren und festzustellen, ob Indirect Use der SAP-Systeme vorliegt. Die SAP-Tools zur Lizenzvermessung sind nicht in der Lage, eine solche vollständige Analyse durchzuführen.

Um diese Situation transparent zu machen, hat SAP im Jahr 2018 eine entsprechende Definition zum Digital Access veröffentlicht. Kunden können seither dieser Definition entweder folgen und damit SAP Compliance für Indirect Use herstellen, oder sie können bei ihrem alten, bereits mit SAP ausgehandelten Vertrag bleiben. Neukunden im Bereich S/4HANA haben diese Möglichkeit nicht und müssen die Metriken für SAP Digital Access nutzen.

Digital Access ist eine optionale Lizenzierungsmethode für Indirect Use

Die Erstellung von 9 vordefinierten Dokumenttypen muss lizenziert werden, wenn diese durch externe (Nicht-SAP) Anwendungen initiiert werden. Mit diesem Lizenzierungsmodell werden alle weiteren Aktivitäten wie Daten-Updates, Informationsaustausch oder Datenlöschung in SAP kostenlos.

SAP Digital Access orientiert sich nicht an der Anzahl der Benutzer. Das bedeutet, dass jeder, der solche Dokumente erstellt, sei es extern oder mit Drittanwendungen in SAP, keine kostenpflichtige Lizenz benötigt. Bei der Umstellung auf SAP Digital Access ist es daher möglich, Named User Licenses gegen benötigte Dokument-Packages einzutauschen.

Pillar Page of SAP Licensing

Wie werden diese Dokumente nun vermessen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Verbrauch von Digital Access zu schätzen:

- Digital Access Estimation Report (SAP Hinweis)

- SAP Passport (Programm)

Neuerdings hat SAP eine automatische Zählung dieser Dokumente mittels eines Programms eingerichtet. Dieses Programm muss im jeweiligen SAP-System installiert werden und ab diesem Zeitpunkt zählt „SAP-Passport“ alle Dokumente, die extern initiiert in SAP erstellt werden.

SAP-Kunden sind nicht gezwungen, dieses Passport-Programm zu installieren. Da die Annahme von SAP Digital Access nicht verpflichtend ist, mag es alte Verträge geben, die das Unternehmen weiter nutzen möchte, außerdem sind die Zählergebnisse von SAP-Release zu SAP-Release unterschiedlich und teilweise auch falsch.

SAP Passport

SAP Passport ist eine recht neue Vermessungsmethode, die im Jahr 2019 von SAP eingeführt und mittels mehrerer Updates im Laufe des Jahres 2020 weiterentwickelt wurde. Um SAP Passport zu nutzen, benötigen Sie bestimmte Versionen und Upgrades von SAP.

Passport verbessert die Genauigkeit der Vermessung Ihres Digital Access und kann die SAP-zu-SAP-Kommunikation aus den Zählungen der Gesamtdokumente ausschließen. Sobald Passport installiert ist, erstellt das System dedizierte Tabellen für die Vermessung von Digital Access, so dass auch der Vermessungsprozess effizienter arbeitet. Nach 12 Monaten erhalten Sie die erste relevante Passport-basierte Vermessung von Digital Access.

Bei der Verwendung von SAP Passport werden die Ergebnisse der USMM-Vermessung im USMM-Protokoll aufgeführt und im LAW-Protokoll validiert.

Die Alternative, um solche Dokumente zu zählen, ist ein früherer SAP-Hinweis, der ebenfalls installiert werden muss (SAP-Hinweis 2644139 für ECC und 2644172 für S/4HANA). Dieser Hinweis installiert den Bericht zur Schätzung von Digital Access – Schätzung, nicht Vermessung. Der Bericht ist in gewissem Maß ungenau, da er alle potenziellen Digital Access-Dokumente zählt, unabhängig davon, ob sie intern in SAP erstellt, mit interner Batchverarbeitung verarbeitet oder extern von Nicht-SAP-Anwendungen erzeugt wurden. Sobald der Schätzungsbericht ausgeführt wird, muss der Kunde eine Anwendungsfallanalyse durchführen, um zu verstehen, wer die Urheber der gezählten Dokumente sind, und die Fälle ausschließen, die Digital Access Licensing nicht betrifft.

HANA Database Licenses

Es gibt kaum ein Unternehmen, das nicht über SAP verfügt oder es mit weiteren Standard- oder eigenen Anwendungen integriert, die im Laufe der Jahre erworben oder selbst entwickelt wurden.

Die meisten Kunden nutzen die günstigere HANA-Runtime-Version, die prozentual zum Gesamtwert der Lizenzen lizenziert wird. Die HANA-Vollversion, auch HANA Enterprise genannt, bietet deutlich mehr Funktionalität und wird auf Basis des genutzten Speichervolumens abgerechnet, eine Option, die meist teurer ist.

Welche Version ein Kunde benötigt, hängt sehr stark von Fragen ab wie:

- Wird HANA nur zur Unterstützung von SAP-Anwendungen genutzt oder wird der Kunde weitere Anwendungen auf HANA entwickeln?

- Welcher Grad an Integration mit anderen Datenbanken oder Data Lakes ist erforderlich?

- Wird eine spezielle Funktionalität wie Geodaten oder Parallelverarbeitung benötigt?

- Muss der Kunde eine Notfallwiederherstellung einrichten?

Middleware-Lizenzen

Es gibt kaum ein Unternehmen, das nicht über SAP verfügt oder es mit weiteren Standard- oder eigenen Anwendungen integriert, die im Laufe der Jahre erworben oder selbst entwickelt wurden.

Selbst wenn SAP zur zentralen, strategischen Kernanwendung des Unternehmens wird, müssen andere Anwendungen unter Umständen Daten von SAP beziehen oder SAP bereitstellen und in manchen Fällen sind herkömmliche Dateiimport- und -exportprozesse für große Datenmengen oder unbeaufsichtigte Kommunikationsprozesse unzureichend.

Bei der Planung Ihrer SAP-Anwendungsarchitektur müssen Sie solche Integrationen in die Gleichung aufnehmen, da sie erweiterte Funktionen wie Datentransformationen, Prozessüberwachung, Fehlertoleranz, unbeaufsichtigte Verarbeitung erfordern können. Wenn solche Funktionen zu den Anforderungen hinzukommen, kann die Wahrscheinlichkeit erhöhter Kosten und Abhängigkeiten von weiteren Modulen bestehen.

Typische Module, die in diese Kategorie fallen, sind:

- SAP Data Services

- SAP Process Orchestrator

- SAP Netweaver OpenHub

- SAP Netweaver Foundation for Third Party Applications

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"RISE with SAP" - a revolutionary licensing model?

6.7.2022

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Why SAP Digital Access is still not a viable pricing model

20.12.2021

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Noch 6 Monate bis zum Ende von DAAP - Ignorieren wird teuer!

12.7.2021

4 DEPLOYMENT-OPTIONEN

SAP ECC (ERP Center Core) kann in einem Kunden-Rechenzentrum oder natürlich auch in ausgelagerten Rechenzentren eingesetzt werden. Mit S/4HANA ist die Anzahl der Deployment-Optionen gestiegen und bietet dem Kunden zahlreiche Alternativen – was natürlich gut ist, aber gleichzeitig auch den Entscheidungsprozess komplexer macht, sowohl aus technischer Sicht als auch im Hinblick auf den Preisvergleich.

Ab 2021 sehen die Optionen für das Deployment von S/4HANA wie in der folgenden Grafik beschrieben aus:

SAP S4/Hana Deployment Options table

Wenn Sie sich für eine Deployment-Option entscheiden, müssen Sie in Ihrem Entscheidungsprozess folgende Aspekte berücksichtigen:

- Welche Software-Version brauchen wir: Volle Funktionalität oder die einfachere Public-Cloud-Version?

- Können wir mit Package-Software leben oder nutzen wir extensives Customizing?

- Wollen wir Lizenzen abonnieren (reine OPEX) oder wollen wir CAPEX zahlen und eine unbefristete Lizenz bekommen?

- Bevorzugen wir einen All-in-One-Vertragsmodus, bei dem SAP alles verwaltet, oder möchten wir lieber die einzelnen Komponenten kontrollieren und bestimmen?

- Brauchen wir individuelle Service Levels oder können wir mit den standardmäßigen Service Levels von SAP leben?

Tablet, das das Deckblatt des Dokuments zeigt

SAP-Lizenzierungsleitfaden von VOQUZ Labs

Wir stellen die drei Säulen von SAP Lizenzen (Produktauswahl, Deployment-Optionen, Lizenzmodelle) im Detail vor und erläutern, warum ein tiefgehendes Verständnis von deren Rolle im SAP-Lizenzvertrag von grundlegender Bedeutung ist, um Eure effektive Lizenzposition zu verstehen, unnötige Ausgaben für Software und laufende Wartungskosten zu vermeiden und außerdem "überschüssige Regalware" abzustoßen, während Du gleichzeitig die "License Compliance" einhältst.

5 Lizenzierungsmodelle

Bisher haben wir folgende Modelle für die vertragliche Vereinbarung von Lizenzen mit SAP auf dem Markt gesehen:

Unbefristete Lizenzen / CAPEX + 22% OPEX: Das Unternehmen kann die SAP-Software unbefristet nutzen, verpflichtet sich aber, einen jährlichen Wartungs- und Supportvertrag abzuschließen. Die Kosten dafür entsprechen etwa 22 Prozent der Lizenzkosten.

Abonnierte Lizenzen / nur OPEX: Die Zahlung erfolgt periodisch und deckt gleichzeitig die Kosten für Wartung und Support ab. Dieses Angebot gilt vor allem für Cloud-basierte SAP-Anwendungen.

Verbrauchsabhängige Lizenzierung: Sie zahlen entsprechend der Anzahl der genutzten Dokumente, Ihrem Jahresumsatz, Ihrem jährlichen Beschaffungsvolumen, etc. In dieser Kategorie finden Sie SAP-Produkte wie Concur, Ariba, Fieldglass, etc.

Unbeschränkte Lizenzierung / UDD: Für ein bestimmtes Set von Produkten oder für Ihren gesamten Vertrag vereinbaren Sie mit SAP einen Kaufpreis und ein jährliches Wartungsmodell. Der Vertrag erlaubt Ihnen, eine beliebige Menge an SAP-Software (meist beschränkt auf ausgewählte On-Premise-Produkte) für einen begrenzten Zeitraum einzusetzen.

Einzelmetrik: Der Kunde vereinbart mit SAP die Nutzung eines bestimmten Sets von Produkten und darf diese in beliebiger Menge installieren. Der Preis für die Lizenzen basiert auf einer Einzelmetrik wie z. B. Umsatz oder Anzahl der Benutzer. Steigt der Umsatz oder die Anzahl der Benutzer, steigen auch die SAP-Kosten proportional.

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RISE mit SAP – Freund oder Feind?

28.6.2021

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Vorsicht vor Doppellizenzierung

2.6.2021

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Digital Access und wie man ein unfriendly Audit durch SAP vermeidet

17.3.2021

6 SAP-Systemvermessung

Alle SAP-Verträge beinhalten ein Recht auf jährliche Audits, das es SAP erlaubt, zu überprüfen, ob ein Kunde ordnungsgemäß lizenziert ist. Dieses Recht auf Audits wird von SAP auf zwei verschiedene Arten ausgeübt:

- Jährliche Systemvermessung, fast jedes Jahr auf Anfrage seitens SAP erforderlich

- Erweitertes Lizenzaudit, das etwa alle 3 Jahre durchgeführt wird

Die jährliche Systemvermessung wird vom Kunden mit dem SLAW-Tool (SAP License Audit Workbench) durchgeführt, das im Standard-ERP enthalten ist.

Das erweiterte Lizenzaudit wird vor Ort beim Kunden durchgeführt und vom GLAC-Team (Global License and Compliance) von SAP geleitet. Die Auditoren befragen den Kunden, führen SLAW aus und besprechen mit dem Kunden die lizenzierte und die tatsächliche Nutzung. Am Ende erstellen die Auditoren einen SAP-Auditbericht, der vom Kunden per Unterschrift genehmigt werden muss.

Verlässliche Informationen über das SAP-Lizenzportfolio im Unternehmen sind dann nur mit entsprechendem Zeit- und Personalaufwand zu erhalten und alle mit dem Unternehmen getroffenen SAP-Vereinbarungen müssen eingehalten werden. In kleinen Unternehmen mit einer geringen Anzahl von SAP-Systemen und -Benutzern können die benötigten Informationen noch mit Hilfe von Excel-Tabellen oder eigenen Kenntnissen über die Benutzerbasis gesammelt werden. Bei mehreren hundert Benutzern ist dies jedoch nicht mehr möglich. Bei komplexen SAP-Landschaften gibt es einfach keinen genauen Überblick über den aktuellen Lizenzbestand.

Je nach erworbenem SAP-Produkt gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen. Für ERP-Anwendungen, die beim Kunden installiert sind und den größten Anteil an SAP-Anwendungen im Unternehmen ausmachen, wird die Vermessung jährlich durchgeführt. Diese ist vom Kunden selbst durchzuführen, wofür er die von SAP zur Verfügung gestellten Tools nutzen muss. Für die Datenerfassung wird Transaction USMM verwendet, für die anschließende Datenkonsolidierung und das Reporting der Ergebnisse an SAP wird die License Administration Workbench (SLAW) verwendet.

Für Unternehmen und andere Organisationen lohnt es sich, ein professionelles Lizenzmanagement einzuführen. Denn jede Investition in SAP Licenses zieht unweigerlich Wartungsgebühren nach sich. Unnötige Lizenzkäufe sollten daher unbedingt vermieden werden.

Neben der automatisierten Vermessung gibt es aber auch manuelle Analyseverfahren für andere Produkte in Form von Selbstauskünften oder Fragebögen. Dies ist z. B. bei CRM, Business Objects oder HANA der Fall. Bei Cloud-Lösungen führt die SAP die Vermessung selbst durch.

SAP führt auch formale Audits durch, wenn ein Verdacht auf Lizenzverletzung besteht. Dabei legt SAP den Schwerpunkt immer auf unterschiedliche Punkte. In den meisten Fällen sind einige Unregelmäßigkeiten festgestellt worden oder erkennt SAP, dass das Unternehmen keine erkennbare Transparenz bezüglich seiner SAP Licenses hat.

Mit Hilfe von SAP License Management Tools kann der Vorbereitungsprozess für Audits wesentlich effizienter durchgeführt werden. Das Unternehmen ist dann so lizenziert, dass die SAP Compliance erfüllt ist, hat optimal gestaltete Lizenzkosten, zahlt also nicht zu viel, und hat mögliche Anforderungen permanent transparent vorliegen. So kann proaktiv auf SAP zugegangen werden, können die besten Rabatte erzielt werden und entsteht durch die klare SAP-Lizenzierungssituation kein Boden für Diskussionen über die Ergebnisse des Audits.

Richtlinien für die Systemvermessung

Rechte und Berechtigungen hängen von den im Unternehmen verwendeten SAP-Produkten und -Lizenztypen sowie vom Zeitpunkt des Erwerbs ab. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass ein SAP-Benutzer so lizenziert ist, dass seine Lizenz seine tatsächlichen Aktivitäten in SAP abdeckt, oder er kann diese auch unterschreiten. Eine Unterschreitung wäre dann eine Überlizenzierung. Und eine Chance zur Kostenoptimierung.

Viele SAP-Kunden sollten sich das neue USMM 2.0 genau anschauen. SAP wirbt für die Lizenzierung gemäß Berechtigungen und hat in USMM 2.0 speziell dafür ein System geliefert, in dem die Richtlinien für die Lizenzierung gemäß Berechtigungen hinterlegt werden können. Verwendet ein Unternehmen dieses System, werden die Lizenzen entsprechend und direkt bei der Vermessung mit USMM vergeben. Aus diesem Grund wird ein Unternehmen wahrscheinlich einen Zustand permanenter Überlizenzierung erreichen, da die tatsächliche Nutzung nicht mehr Grundlage der Überprüfung ist, und eine übermäßige Vergabe von Berechtigungen führt unweigerlich zu höheren Kosten.

Für effektives Lizenzmanagement ist das Wissen um die Typen, Kosten und Risiken daher ebenso unerlässlich wie die Kenntnis der aktuellen SAP-Richtlinien. Da sich diese ständig ändern, ist es von Vorteil, immer auf dem neuesten Stand zu sein. In der Vergangenheit wurden einige der Richtlinien gelockert, was den Unternehmen mehr Spielraum zur Optimierung ihres Lizenzbestands gibt.

Wir können unseren Kunden definitiv dabei helfen, zu erkennen, welchen Spielraum sie auf folgende Weisen nutzen können.

SAP-Kunden...

... können Lizenzen eintauschen.

... erhalten bei Rückgabe von Lizenzen Teilgutschriften. Nicht genutzte Package-Lizenzen können beim Erwerb neuer Produkte gutgeschrieben werden.

... erhalten Anreize zum Umstieg auf Cloud-Lösungen.

Unterlizensierung und Überlizensierung

Den meisten Unternehmen fehlen oft Prozesse oder Möglichkeiten, um genau zu ermitteln, wie viele Lizenzen sie haben und wie viele überhaupt benötigt werden. In komplexen SAP-Landschaften gibt es fast immer eine Lücke zwischen Lizenzbestand und Lizenzbedarf. Dies kann folgende zwei Formen annehmen:

Underlicensing = license inventory < licenses requirement.

Häufigkeit: selten

Eine Unterlizenzierung liegt vor, wenn es mehr SAP-Benutzer als erworbene Lizenzen gibt oder Funktionen genutzt werden, die nicht durch die Lizenz des Benutzers abgedeckt sind. Indirect Use oder SAP Digital Access steht derzeit sehr stark im Fokus von SAP. Denn es wird häufig über Drittanwendungen auf Daten aus SAP-Systemen zugegriffen oder Daten an diese geliefert. Aber auch eine falsche Nutzung von Branchenlösungen, wie z. B. SAP Patient Management (IS-H), führt häufig dazu, dass SAP Ansprüche geltend macht, denn unzureichend definierte oder dokumentierte Lizenzierungsmetriken und -regeln sind immer wieder Anlass für Diskussionen zwischen Kunden und SAP.

Überlizenzierung = Lizenzbestand > Lizenzbedarf

Häufigkeit: sehr oft

Überlizenzierung kommt wesentlich häufiger vor als Unterlizenzierung. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass mehr Lizenzen vom Unternehmen erworben wurden als notwendig. Oft werden vorsichtshalber die deutlich teureren Lizenztypen erworben, obwohl deren Funktionalität nicht voll ausgeschöpft wird. Hinzu kommt, dass bei der Vermessung automatisch die teure Kategorie Professional User angewendet wird, wenn an einen Benutzer gar keine Lizenz vergeben wurde. Der Kunde verstößt zwar mit einer Überlizenzierung nicht gegen den SAP-Vertrag, aber es entstehen unnötige Kosten bei der jährlichen Wartung. Wo ein Kunde an seine Benutzer unnötigerweise die teuersten Lizenztypen vergibt, ist relevantes Potenzial für Einsparungen zu erkennen.

Auch die Verwendung alternativer Lizenztypen bietet Potenzial für Einsparungen. Da viele Unternehmen aber oft nicht wissen, welche Lizenztypen für sie geeignet sind, greifen sie immer wieder auf die teure Lizenz Professional zurück.

Auch die Verwendung alternativer Lizenztypen bietet Potenzial für Einsparungen. Da viele Unternehmen aber oft nicht wissen, welche Lizenztypen für sie geeignet sind, greifen sie immer wieder auf die teure Lizenz Professional zurück.

Achtung: Überlizenzierung kann auch riskant sein, wenn die vorhandenen Lizenzen falsch vergeben sind. Dies ist z. B. der Fall, wenn ein Benutzer die Funktionen eines Professional Users nutzt, aber nur eine Employee-Lizenz hat, oder umgekehrt ein Benutzer mit einer teuren Lizenz Professional nur Employee-Funktionen nutzt. Letzteres ist für SAP nicht von Interesse. Findet das Audit aber Benutzer, deren Nutzung den Umfang ihrer Lizenz überschreitet, wird SAP auf Nachzahlung bestehen. Dadurch kann es passieren, dass ein Unternehmen trotz Überlizenzierung zusätzliche Lizenzen erwerben muss. Das klingt zunächst paradox, ist aber keine Seltenheit.

Man könnte nun denken, dass Überlizenzierung bedeutet, dass es keinen Sinn mehr hat, SAP Licenses zu optimieren. Dies ist jedoch nicht richtig. Oft werden jedes Jahr neue Lizenzen erworben, ohne den genauen Bedarf zu kennen. Mit Hilfe eines geeigneten License Management Tools werden Überschüsse vor allem im teuren Lizenzbereich sichtbar, wird das Unternehmen in die Lage versetzt, bedarfsgerecht die günstigsten Lizenzen zu erwerben und können bei Bedarf teure Lizenzen gegen günstigere eingetauscht werden.

Ursachen für Überlizensierung

Auf den ersten Blick scheint Unterlizenzierung bedrohlicher zu sein als Überlizenzierung, da sie mit fast 100-prozentiger Wahrscheinlichkeit zu einer Strafzahlung führt. Geld, das nicht dafür veranschlagt war. Allerdings geben die meisten Unternehmen bereits zu viel Geld für Lizenzen aus, ohne es zu wissen. Das Phänomen der Überlizenzierung lässt sich auf folgende zwei Ursachen zurückführen:

1) Zu viele und/oder zu teure Named User Licenses:

a) Es wurden zu viele Named User Licenses erworben, ohne genau zu wissen, wie viele Lizenzen pro Kategorie benötigt werden.

b) Lizenzen werden manuell ohne genaue Informationen über das tatsächliche Nutzungsverhalten des Benutzers vergeben.

c) Die verschiedenen Lizenzkategorien sind von SAP so definiert, dass im Unternehmen Unklarheit darüber herrscht, wie welche Lizenztypen genutzt werden können.

d) Die Vergabe des Lizenztyps in den Benutzerstammdaten ist nicht erfolgt. Dadurch wird bei der Lizenzvermessung automatisch die teure Kategorie Professional als Standard angesetzt.

e) An einen Benutzer wurde ein teurer Lizenztyp vergeben, aber der Benutzer nutzt dessen Funktionen und Berechtigungen nicht voll aus. Ein niedrigerer und damit günstigerer Lizenztyp wäre ausreichend.

f) Ein Benutzer hat mehrere Lizenzen, weil er mehrere Benutzerkonten bei SAP hat, für die jeweils eine Lizenz vergeben ist.

g) Lizenzen für ehemalige Mitarbeiter oder Mitarbeiter, die nicht mehr mit SAP arbeiten, wurden nicht deaktiviert.

h) Mitarbeiter nutzen nur Drittsoftware, die auf SAP zugreift, und das Unternehmen hat bereits eine Lizenz für SAP Digital Access. In diesem Fall benötigen diese Mitarbeiter keine SAP License, da hier die erzeugten Dokumente lizenziert werden.

2) Zu wenig Informationen über den Verbrauch der Engine-Lizenzen oder die Metrik für die Packages.

a) Es ist nicht genau definiert, welche der zahlreichen Parameter von SAP zur Kostenermittlung herangezogen werden.

b) Der tatsächliche Verbrauch kann erst zum Zeitpunkt der Systemvermessung ermittelt werden. Eine proaktive Verwaltung und Optimierung ist nur mit hohem manuellem Aufwand möglich – oder mit SAP License Optimization Software. samQ unterstützt Ihr Unternehmen sowohl zentral als auch automatisiert, um eine möglichst transparente Lizenznutzung zu gewährleisten.

Lizenzvermessung ≠ Lizenzoptimierung

Die SAP-Lizenzvermessung ist primär eine quantitative Auswertung, die den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand aus der Lizenzvereinbarung vergleicht. Dazu werden die SAP Tools USMM, zur Datenerfassung, und die License Administration Workbench (LAW), zur Datenkonsolidierung, verwendet.

Rückschlüsse auf die tatsächliche Nutzung von SAP-Programmen oder die Nutzung bestimmter Funktionen sind jedoch nicht transparent, da die Datenerfassung nur die Gesamtzahl aller Benutzerkonten pro benannter Benutzerkategorie ermittelt, die vom Kunden manuell vergeben wurden. Doppelte Benutzerkonten werden ebenfalls nicht ausreichend erkannt und manuelle Korrekturen werden nicht unterstützt.

LAW-Konsolidierung wird immer wieder diskutiert, weil sie nicht alle Konsolidierungsfälle berücksichtigt. Aus diesem Grund sollte man vor der LAW-Konsolidierung recht genau wissen, welches Ergebnis zu erwarten ist. Ansonsten kommt es oft vor, dass Lizenzen erworben werden, die eigentlich nicht notwendig gewesen wären, wodurch es nicht selten zu Doppellizenzierungen kommt.

Auch die Vermessung von Engine- und Package-Lizenzen ist nicht sehr transparent und aussagekräftig. So informiert SAP seine Kunden nicht über den Lizenzverbrauch, sondern nur über die vermessenen Parameter. Es ist aber oft unklar, welche Bedeutung diese für die Ermittlung des Verbrauchs haben. Darüber hinaus können einen unangenehme Überraschungen erwarten, wenn man mit einer veralteten USMM-Version vermessen hat und dann von SAP aufgefordert wird, erneut zu vermessen. Oft erhält man dann andere Vermessungsergebnisse, was zu Nachzahlungen führen kann. Daher sollten SAP-Kunden darauf achten, dass sie in den individuellen Systemen immer die neuesten SAP-Hinweise installiert haben, die SAP für diese SAP-Releases benötigt.

Bei der Lizenzvermessung handelt es sich also um eine reine Compliance-Prüfung seitens SAP. Die erhobenen Daten enthalten keine Informationen über das Nutzungsverhalten der Benutzer und sind daher keine Grundlage für eine Lizenzoptimierung. SAP-Kunden brauchen eine andere Lösung. Sie brauchen eine Lösung, die analysiert, wie die Benutzer die SAP-Systeme nutzen. Hochwertige Tools untersuchen den Lizenzbestand nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ. Sie erfassen aussagekräftige Informationen, die ausgewertet und in einer verständlichen und nutzbaren Form aufbereitet werden.

7 Effektives Lizenzmanagement

Die Ursachen für Über- oder Unterlizenzierung manuell zu beheben ist kaum machbar. Es würde erheblichen Personalaufwand, Zeit und letztlich Geld kosten. Bei komplexen SAP-Landschaften fehlt der genaue Überblick, der ohne die Hilfe eines geeigneten License Management Tools nicht zu gewinnen ist. Dieses Tool muss in der Lage sein, den Lizenzbestand sowohl im Hinblick auf Named User Licenses als auch auf Engine- und Package-Lizenzen zu ermitteln und gegebenenfalls zu optimieren.

Optimierung von Named User Licenses

Um Named User Licenses zu optimieren und Überraschungen bei der Engine-Vermessung zu vermeiden, muss das License Management Tool in der Lage sein, die Nutzungsdaten der einzelnen SAP-Benutzer und Engine-Werte zu erfassen und zentral zu konsolidieren. Folgende Fragen müssen beantwortet werden:

• Welche Engines und Packages werden verwendet und in welchen SAP-Systemen sind sie abrechnungsrelevant?

• Welche Funktionen werden verwendet? Welche Aktionen werden ausgeführt?

• Wie viele Lizenzen sind an den Benutzer vergeben?

• Ist der Zugriff auf die SAP-Systeme direkt, indirekt oder beides?

• Bei einigen Sonderlizenzen kann auch gezählt werden, wie oft das SAP-System verwendet wurde.

SAP erwartet von seinen Kunden, dass sie ihre Mitarbeiter entsprechend deren tatsächlichen Tätigkeiten in allen abrechnungsrelevanten Systemen selbständig lizenzieren und dass diese Lizenzierung zu Auditzwecken korrekt ist.

Die folgende Abbildung zeigt die transparente Auswertung von SAP User Licenses durch samQ gemäß der verwendeten SAP-Funktionalität. Diese Nutzungsdaten werden mit Hilfe einer Transaktionsdatenbank ausgewertet. Diese Datenbank definiert, welche Lizenzen für jede in SAP ausgeführte Transaktion benötigt werden. So kann das Tool für jeden SAP-Benutzer den optimalen Lizenztyp ermitteln. Diese Auswertung der Transaktionen darf jedoch nicht nur einmal erfolgen, sondern muss immer wieder durchgeführt werden, da sonst nur eine Momentaufnahme entsteht. Da sich sowohl die Arbeitsumgebung (z. B. Verwendung eines neuen SAP-Programms) als auch die Aufgaben des Benutzers ständig ändern, muss der Lizenzbestand dynamisch angepasst werden. Das Tool muss in der Lage sein, neue Transaktionen zu erkennen und hinsichtlich des richtigen Lizenztyps zu bewerten. Ebenso muss das Programm in der Lage sein zu erkennen, wenn ein Benutzer seine SAP License nicht in vollem Umfang nutzt oder gegen die Lizenzbedingungen verstößt. In jedem Fall muss das Tool in der Lage sein, jedem SAP-Benutzer automatisch, ohne manuellen Eingriff, den passenden Lizenztyp zu vergeben und bei Bedarf zu ändern.

Wenn dies der Fall ist, dann wären in der Spalte „Vergabe zu niedrig“ alle Werte „0“, wie in der Abbildung gezeigt.

SAP user licenses

Neben den Nutzungsdaten muss das Tool auch die Informationen und zum Teil einzelne Bestimmungen aus den Lizenzvertragsvereinbarungen verarbeiten können. Dazu gehören Berechtigungen und Nutzungsrechte. Die Vertragsdaten müssen im Customizing hinterlegt werden können, um einen Rahmen für die effektive Verwaltung von Named User Licenses zu bilden.

Ziel ist es, Compliance-Risiken dauerhaft zu minimieren bzw. vollständig zu eliminieren. Dies geschieht zum einen durch den Abgleich von Verfügungs-, Berechtigungs- und Nutzungsrechten mit den erfassten Nutzungsdaten. So wird sichergestellt, dass jeder Benutzer über den richtigen Lizenztyp verfügt. Andererseits ist es ebenso wichtig, dass die Lösung für License Management dabei hilft, möglichen Indirect Usage oder SAP Digital Access in SAP aufzufinden, und dann gegebenenfalls auch Vorschläge zum Umgang mit diesen Erkenntnissen anbietet. Nur so kann verhindert werden, dass diese Benutzer bei der SAP-Lizenzvermessung nicht veranschlagte oder schlichtweg überhöhte Kosten verursachen.

Letztlich muss die SAP-Anwendungsabteilung in die Lage versetzt werden...

... an einen Benutzer automatisch den optimalen Lizenztyp zu vergeben.

... nicht benötigte Lizenzen zu identifizieren und diese anderweitig zu verwenden.

... doppelte Benutzer zu identifizieren und Duplikate zu bereinigen.

... die Lizenzierung für Indirect Use oder SAP Digital Access zu optimieren.

Falls es im SAP-Vertrag irgendwelche Verhältnisklauseln gibt, sollte die Lösung im Bericht auch explizit die optimale Anzahl der Lizenzen pro Lizenztyp im Vergleich zur vertraglich festgelegten Anzahl ausweisen. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn es darum geht, Verträge mit SAP neu zu verhandeln. In manchen Fällen kann der Kunde die Verhältnisklausel kippen, wenn er nachweisen kann, dass der tatsächliche Bedarf nicht dem aktuellen Verhältnis entspricht.

Optimierung von Engine- und Package-Lizenzen

Die Optimierung oder zumindest die Zusammenfassung von Engines und Packages aus den verschiedenen SAP-Systemen muss ebenfalls durch das Tool ermöglicht werden. Hier besteht die Optimierung nicht darin, zu identifizieren, was verwendet wird, sondern in der zentralen Konsolidierung, wo welcher Verbrauch besteht und von welchen Systemen die Daten relevant sind. Die Lösung muss alle Engines und Packages auf allen SAP-Systemen erkennen und die jeweiligen Lizenzierungsregeln und -parameter berücksichtigen. Auf dieser Grundlage werden Berichte erstellt, die als Basis für Verbrauchsberechnungen dienen. Da sich Engines und Packages oft auf mehreren Systemen befinden, muss das Tool in der Lage sein, Parameter systemübergreifend zu zählen. Alle Informationen sollten an einer Stelle gesammelt werden, um den Aufwand für die Konsolidierung zu minimieren.

Optimierung von Digital Access

Wie bereits beschrieben, sind die aktuell verfügbaren Methoden zur Vermessung von Indirect Use und Digital Access nicht hinreichend genau und bedürfen nach der technischen Dokumentenzählung weiterer Untersuchungen und Analysen.

Um Ihren Bedarf an Indirect Usage Licensing richtig einschätzen zu können, sollten Sie einen Evaluierungsprozess durchführen, der aus den folgenden Schritten besteht:

- Schätzung der Digital Access-Dokumente - mit oder ohne Passport

- Untersuchung der Verbindungen, die zu diesen Dokumenten führen

- Vergabe von externen Anwendungen an technische Benutzer

- Auswertung der einzelnen Anwendungsfälle

- Abziehen von Dokumenten von der internen Batchverarbeitung

- Abziehen von Folgedokumenten

- Faktorisierung von Material- und Finanzdokumenten

- Vergleich der Kosten für Digital Access mit dem Indirect-Use-Modell

- Vorbereiten der Dokumentation für das SAP-Audit

8FAZIT

SAP Software Licensing ist so komplex wie die Vielzahl und Vielfalt der von SAP angebotenen Produkte.

Folglich tun sich viele Unternehmen schwer, ihren Lizenzbestand dem tatsächlichen Lizenzbedarf anzupassen. Dies führt häufig zu Überlizenzierung und überhöhten Ausgaben für SAP-Anwendungen.

Um Ihre Lizenzkosten zu verwalten und zu optimieren, sind die Systemvermessungstools von SAP nicht hilfreich, da sie nur den Lizenzverbrauch und die Lizenzvergabe zählen. Sie sind nicht dafür geeignet, den Lizenzbestand zu optimieren oder die richtigen Lizenzvergaben zu ermitteln.

Eine geeignete Lösung zur Lizenzoptimierung muss transaktionsbasiert sein. Das heißt, das Tool muss verlässliche Daten über das Nutzungsverhalten der Benutzer erfassen, auswerten und das Lizenzportfolio entsprechend automatisch optimieren. Dadurch wird das Phänomen von Überlizenzierung und damit Überbezahlung maßgeblich reduziert.

Ebenso können Unternehmen teure Nachzahlungen im Falle einer Unterlizenzierung rechtzeitig verhindern. SAP-Kunden, die genau bestimmen und dokumentieren können, was im Unternehmen in welchem Umfang genutzt wird, haben auch eine deutlich bessere Verhandlungsposition gegenüber SAP.

SAP verfügt über keinen standardmäßigen True-up-Prozess. Es liegt in der Verantwortung des Kunden, seine Software-Compliance proaktiv zu verwalten und vor der jährlichen Vermessung an SAP heranzutreten, um benötigte Lizenzen zu erwerben und eventuelle Compliance-Probleme zu korrigieren. Sobald SAP ein Audit durchführt, ist es bereits zu spät, um aus einer guten Position heraus zu verhandeln. Ein negatives Audit-Ergebnis wird als eine Situation von Nicht-Compliance angesehen und SAP wird schließlich versuchen, die Feststellungen mit Lizenzpreisen ohne Rabatt zu regeln, oder sogar Back-Maintenance fordern.

Wenn Sie in einer guten Verhandlungsposition sein und strategische SAP-Software-Einkäufe managen wollen, empfehlen wir Ihnen:

- Analysieren und optimieren Sie Ihre Lizenzsituation auf Quartalsbasis

- Lösen Sie Ihre Compliance-Probleme proaktiv vor dem Audit

- Verhandeln Sie mit SAP jährlich oder, wenn unvermeidlich, alle 6 Monate - nie öfter

- Bezahlen Sie keine Maintenance für nicht mehr genutzte Lizenzen: Tauschen Sie sie oder kündigen Sie sie

- Planen Sie strategische Anschaffungen, wie z. B. S/4HANA oder SuccessFactors mit Zeit und ausreichender Vorbereitung und Bedarfsplanung

- Beauftragen Sie Lizenzierungsexperten auf die gleiche Weise wie in jedem anderen technischen Bereich, so dass Sie deren Hilfe regelmäßig, aber nicht täglich benötigen.

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Wir sind für Dich da!

Wir leben von zufriedenen Kunden. Deshalb sind wir für unsere aktuellen Kunden und solche, die es werden wollen, immer erreichbar. Ganz gleich, ob Du technischen Support oder Antworten auf komplexe Lizenzierungs- und Benutzerverwaltungsfragen suchst.

Sprich uns einfach an, oft genügt ein kurzer Austausch für erste Erfolgserlebnisse - und wir verhelfen gerne zum Erfolg! 

Technischer Support:

Wir helfen Dir gerne weiter. Kontaktiere unser Support-Team unter supq(at)voquzlabs.com oder ruf uns direkt unter einer der folgenden Nummern an.

Amerikanische Kunden: +19176364290
Alle anderen Regionen: +4989925191260