S/4HANA: Der Weg zu einer optimierten Lizenzlandschaft

Den kostspieligsten Fehler kann man gleich zu Beginn machen

Das wirklich Blöde dabei ist, dass man es mitunter gar nicht bemerkt: Immer noch ist der überwiegende Teil der Unternehmen der festen Meinung, dass ihre Lizenzlandschaft halbwegs in Ordnung ist, immerhin hat man in den Jahren immer viel – meist manuellen – Aufwand hineingesteckt. Eventuell weiß man, dass einige Lizenzen fehlen, ist sich aber auch dabei sehr sicher zu wissen, welche demnächst nachgekauft werden müssten.

So, und jetzt kommen wir und sagen: „Sie könnten sich gewaltig irren!“

Die S/4HANA Transformation ist an sich nicht einfach. Die Optionen beim Wechsel sind  grundsätzlich nicht von Haus aus klar strukturiert bzw. transparent. Man hat mehrere Möglichkeiten, mit unterschiedlichen finanziellen Auswirkungen. Dabei wird von der SAP die Cloudversion stark rabattiert. Ob das dann später, wenn der erste Mietvertrag abgelaufen ist, immer noch der Fall sein wird, steht in den Sternen.

Aber kommen wir doch mal gleich zum erwähnten ersten Fehler, der leider sehr oft gemacht wird:Was macht man normalerweise, wenn man in ein neues Haus, oder eine neue Wohnung umzieht? Genau, man schaut, was weg kann, was nie benutzt wurde und was letztlich im neuen Zuhause Platz spart. Denn so ein Umzug ist schon teuer genug.

Leider machen genau dies die meisten Unternehmen nicht und ziehen mit Sack und Pack einfach in die S/4HANA-Welt. Vielleicht wird mal ein Produkt ins Auge gefasst, das mal gekauft wurde, jetzt aber nicht mehr benötigt wird, aber die Kostentreiber bleiben davon eher unberührt. Weil die SAP dieses Problem kennt, bietet sie einen Service an - dazu gleich.

Lüften wir das Geheimnis, welches eigentlich gar keines ist:

User-Lizenzen: mitnehmen, gewandelt oder mittels FUEs gemietet?

Die User-Lizenzen können bei einer „Product Conversion“ mitgenommen werden, bei einer Contract Conversion in die neuen S/4HANA-Lizenzen gewandelt, oder unter „RISE with SAP“ mittels FUEs gemietet und bestückt werden.

Was die richtigen Wechselgrößen sein sollen, zeigt Ihnen die SAP gern mit ihrer STAR-Analyse.Diese Analyse schaut mal schnell auf alle derzeit verteilten Berechtigungsobjekte und spuckt daraufhin eine entsprechende Lizenz pro User in diesem SAP System aus – an sich völlig in Ordnung.

Was die SAP allerdings nicht macht, ist, erst mal alles ausmisten, was sich so im Laufe der Jahre angesammelt hat und was wegkann. Genau das macht VOQUZ Labs seit Jahren für Unternehmen und inzwischen in zahlreichen Transformations-Projekten weltweit.

Mit samQ - Licence Optimizer for SAP® Software haben wir quasi den „Lizenz-Entrümpler“ schlechthin. Der optimiert nicht nur automatisch die komplexe bestehende Lizenzlandschaft und ermittelt ganz schnell, was weg kann, sondern evaluiert mit seinen integrierten Analysen, was zukünftig in der neuen S/4HANA-Welt wirklich gebraucht wird.

Mit samQ compliant bleiben und jedes SAP Audit bestehen? Selbstverständlich!

Zugegeben, es ist nicht einfach herauszufinden, ob ein User seine „Professional Licence“ wirklich braucht, oder ob ein „Worker“ reichen würde. Es ist kompliziert zu ermitteln, ob ein ehemaliger „Worker“ in der S/4HANA-Welt einen Professional, Advanced, Functionality, Core oder Productivity bzw. eine Self Service Lizenz benötigt. Oder braucht er eventuell gar keine kostenpflichtige Lizenz, weil die derzeitigen Aktivitäten durch andere Metriken lizenziert werden?

Deshalb sollte man sowas durch verlässliche, etablierte, schnelle und sichere Software erledigen lassen - begleitet von Expertinnen und Experten, die erst mal nicht nur oberflächlich durchwischen, bevor die „neuen Möbel“ kommen.

Mit diesen Grundlagendaten von samQ füttern wir dann unser nächstes Tool, visoryQ - Business Case Builder for SAP® Software, und können hier auf dieser Basis die unterschiedlichsten Strategien zur S/4HANA-Transformation ermitteln und darstellen, welcher Weg zum jeweiligen Unternehmen passt und wie die meisten Kosten gespart werden können.