Viele SAP-Kunden zahlen zu viel für SAP Support und Maintenance, weil sie zu viele Lizenzen erworben haben. Dies kann sich aus verschiedenen Faktoren ergeben haben, wie z. B. Überkäufen beim Einstieg in den Vertrag, Überkäufen während der Nutzungsdauer, fehlerhaften SAP License Audits, natürlichem Schwund und Veräußerungen.
Wenn Sie überlizenziert sind, stellt sich die große Frage: Können Sie Ihre jährlichen Gebühren für SAP Support und Maintenance reduzieren, um Ihre IT-Kosten zu reduzieren? Wenn Sie es herausfinden wollen, lesen Sie weiter..
Ihre jährlichen Gebühren für SAP Support und Maintenance werden entsprechend Ihrer SAP Maintenance Base berechnet. Die Maintenance Fee beträgt in der Regel 17 % oder 22 % der Maintenance Base, je nachdem, welches Supportpackage Sie nutzen. Die Maintenance Base basiert wiederum auf den supportrelevanten Produkten, die Sie von SAP erworben haben.
Es gibt drei Hauptkategorien von Lizenzen, für die Gebühren für SAP Support und Maintenance anfallen: Benutzerlizenzen, Package-Lizenzen und Lizenzen für die HANA-Datenbank. Wenn Sie eine Runtime-Lizenz für die HANA-Datenbank haben, wird Ihre HANA License Fee als ein Prozentsatz Ihrer Netto-Benutzer- und Package-Lizenzgebühren berechnet. Der Support wird dann auf Grundlage der gesamten Netto-SAP License Fee für die gesamte Maintenance Base berechnet. Wenn Sie also für Benutzer und Packages überlizenziert sind, sind Sie auch für HANA überlizenziert, was zusätzlich zu den überhöhten Supportkosten beiträgt.
SAP sagt nein! Ich sehe das jedoch anders. Ich habe von SAP-Kundenbetreuern immer wieder die gleichen Sprüche gehört: „Sie können die Maintenance Base nicht reduzieren.“, „Die Maintenance Base muss zu 100 % vorgetragen werden.“, „Sie können keine Teile Ihres Supportvertrags einzeln kündigen.“, „Ihr Vertrag erlaubt dies nicht.“. Meiner Meinung nach treffen diese Aussagen entweder gar nicht oder bestenfalls nur teilweise zu. Das hängt wiederum von dem tatsächlichen Vertragstext ab, auf dem diese Prinzipien beruhen.
Würden diese Aussagen zutreffen, würde die jährliche Rechnung für Support und Maintenance jedes SAP-Kunden außerdem für immer gleich dem höchsten Wert der Maintenance Base zu jeder gegebenen Zeit bleiben. Dieser steigt bei jedem Kauf an, kann aber niemals sinken. Sicher, Sie können Lizenzen bei SAP eintauschen, aber auch hier wird die Maintenance Base zu 100 % vorgetragen oder gibt es eine Nettoausgabe, was bedeutet, dass sowohl die Maintenance Base als auch die jährlichen Gebühren für Support und Maintenance steigen.
Um die Wartungsbasis zu schützen, natürlich! Die Support- und Wartungsgebühren machen ca. 45% des Jahresumsatzes von SAP aus (SAP-Jahresergebnis). SAP betrachtet dies als gebuchte, prognostizierbare, zuverlässige Einnahmen. Dies hilft dem Unternehmen, den Aktienwert zu erhalten und Gewinne und Renditen für Investoren zu prognostizieren. SAP verteidigt daher ihre Support- und Wartungseinnahmen mit Nachdruck, wie viele SAP-Kunden nur zu gut wissen.
Es stimmt, dass SAP-Verträge normalerweise vorsehen, dass Sie keine Teile Ihres Support und Maintenance-Vertrags einzeln kündigen können. Allerdings schränkt dieser Vertragstext Sie nicht in dem Ausmaß ein, wie SAP Ihnen weismachen möchte. In Wirklichkeit bezieht sich dieser Vertragstext auf die Teilkündigung von aktiver Software. Wenn Sie z. B. 10 Anwendungen verwenden, können Sie nicht den Support für 3 davon kündigen und den Support für den Rest behalten. Genauso wenig können Sie den amerikanischen Teil eines globalen PSLE kündigen und den Support für diesen Teil des Bestands einem Drittanbieter anbieten, während Sie den SAP Support für den EMEA-Teil behalten. Das ist es, woran der Vertragstext Sie tatsächlich hindern soll. In diesem Zusammenhang bin ich mit dem Vertragstext auch völlig einverstanden.
Ich bin dahingehend mit SAP einverstanden, dass der Support gegen 100 % des Bestands gezahlt werden muss, aber die Möglichkeiten zur Optimierung der Supportkosten liegen in der Definition, was genau 100 % des Bestands ist. Wenn Ihre Maintenance Base beispielsweise 4,5 Mio. $ beträgt, belaufen sich die Kosten für Maintenance auf ca. 1 Mio. $ pro Jahr. Wenn Sie Software im Wert von 1 Mio. $ besitzen, die nicht genutzt wird, dann zahlen Sie wohl 220 000 $ pro Jahr zu viel. Solange die Software Teil Ihres Bestands bleibt, d. h. installiert und zugänglich ist, unabhängig davon, ob sie genutzt wird oder nicht, müssen Sie weiterhin Gebühren für Support und Maintenance zahlen. Den Zugriff auf die Software einfach zu widerrufen, würde nicht ausreichen. Wenn Sie hingegen die Daten archivieren, die Anwendung außer Betrieb nehmen und die Lizenzen aufgeben (d. h. den Besitz aufgeben/kündigen/veräußern), dann gehört die Software, anders als das, was SAP Ihnen vielleicht erzählen mag, nicht mehr zum Bestand und kann nicht mehr Gegenstand von Gebühren für Support und Maintenance sein.
Einjährige Support und Maintenance-Verträge werden jährlich verlängert, so dass Ihre Verpflichtung zum SAP-Support für das aktuelle Kalenderjahr des Supports nur bis zum Ende des Jahres gilt. In keinem der SAP-Verträge oder -Wartungsvereinbarungen, die ich je gelesen habe, stand jemals etwas darüber, dass Sie weiterhin Support und Maintenance für Software bezahlen müssen, die Sie nicht mehr nutzen oder besitzen. Auch steht in den Verträgen in der Regel nicht wirklich, dass die Maintenance Fee nicht reduziert werden kann.
Normalerweise müssen Sie zur Kündigung der Software eine Kündigungsfrist von 3 Monaten einhalten. Solange Sie SAP bis zum 30. September über die Kündigung informieren, kann SAP, trotz der Einwände, die unvermeidlich kommen werden, sehr wenig dagegen tun. Da sich der Support und Maintenance-Vertrag auf 100 % des Bestands bezieht, wären Sie berechtigt, entsprechend der neuen, nun reduzierten, Maintenance Base zu verlängern. Bezüglich der Abrechnung der reduzierten Maintenance Base mag SAP einwenden, dass ihnen dies nicht möglich ist; es ist jedoch einfach abzurechnen und nichts, worüber sich Kunden Sorgen machen müssten. Der Verwaltungsaufwand dafür, den Änderungen Rechnung zu tragen, wenn dies rechtmäßig verlangt wird, liegt bei SAP.
Der erste Schritt zur Kosteneinsparung liegt in der Identifizierung und Quantifizierung von Einsparpotenzialen. Sie müssen eine detaillierte Auswertung Ihrer Softwarenutzung durchführen und klar identifizieren, auf welche Ausgaben diese Maßnahmen angewendet werden können, auf welche Ausgaben andere Maßnahmen angewendet werden können und auf welche Ausgaben keine Maßnahmen angewendet werden können. Sie müssen Ihre SAP-Verträge überprüfen, um die für Sie geltenden Bedingungen zu verstehen, da diese von Kunde zu Kunde unterschiedlich sein können. Dann können Sie eine Strategie für die Umsetzung entwickeln.
Benutzerlizenzen tragen ebenfalls zur Maintenance Base bei und kosten jährliche Gebühren für Maintenance. Unter den gebräuchlichsten Benutzertypen liegen die Professional- und ESS-Benutzerlizenzen im Bereich von 2400 $ bis zu 100 $ mit 50 % Rabatt. Es ist daher entscheidend für SAP-Kunden, sowohl die richtigen Lizenzen für ihre Benutzer als auch die richtige Anzahl von Lizenzen zu erwerben, um sicherzugehen, dass die Gebühren für Maintenance dem tatsächlichen Bedarf des Unternehmens entsprechen. Bevor Sie SAP User Licenses kündigen, müssen Sie eine Überprüfung der Benutzerklassifizierung durchführen, um festzustellen, welche Lizenzen Sie benötigen und welche überschüssig und somit anzugehen sind. Die Verwendung eines SAM-Tools wie der samQ License Optimizer kann Ihnen dabei helfen und stellt sicher, dass Ihre Analyse genau und zuverlässig ist und die günstigeren verfügbaren Typen von SAP Licenses optimal genutzt werden.
Die letzte Frist für die Kündigung der Software ist in der Regel der 30. September (3 Monate Kündigungsfrist), so dass Sie spätestens Anfang Juni mit Ihren Vorbereitungen beginnen sollten, was Ihnen 3 Monate Vorlaufzeit für Ihre Analyse und Vorbereitungen gibt. Wenn Sie sich an diesen Zeitrahmen halten, könnten Sie die Einsparungen ab dem Beginn des nächsten Kalenderjahres umsetzen. Realistisch betrachtet können Sie also nur dann die Kosten für Maintenance im nächsten Jahr wirklich beeinflussen, wenn Sie innerhalb der ersten 6 Monate des Jahres mit dem Planen und Handeln beginnen. Fangen Sie also am besten noch heute damit an!
Wenn Sie zu viel für SAP Support und Maintenance bezahlen, dann nehmen Sie am besten noch heute Kontakt mit uns auf und erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihnen helfen können.
„Haftungsausschluss: Die in diesem Artikel geäußerten Ansichten und Meinungen sind die des Autors und nur die des Autors. Nichts in diesem Artikel sollte als Ratschlag behandelt werden und der Autor übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der darin enthaltenen Informationen.“
Jan Cook ist seit 2019 Practice Director für VOQUZ Labs in Großbritannien. Jan ist verantwortlich für den Vertrieb und die Auslieferung auf dem britischen Markt und ist außerdem als Senior Consultant für VOQUZ Labs beratend tätig und betreut Kunden in ganz EMEA und weltweit.
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