Bei SAP Digital Access kann es passieren, dass Sie eine Doppel- oder sogar Dreifachlizenzierung haben.
Eine der wichtigsten Phrasen rund um SAP Digital Access lautet:
„SAP Digital Access kennt nur Dokumente, keine Benutzer!“
Das heißt, egal wer im Sinne von SAP Digital Access kostenpflichtige Dokumente erstellt, benötigt keine Lizenz für einen Definierten Benutzer.
Was so einfach klingt, birgt jedoch noch ein paar weitere Dimensionen in sich, die bei näherer Betrachtung hinsichtlich der Lizenzierung sehr kompliziert sein können.
Ein Vertriebsmitarbeiter hat eine mobile App eines Drittanbieters, mit der er sich über seinen SAP- Benutzernamen und Passwort in SAP einwählen kann, und nutzt nun diese App, um Kundenaufträge, Rechnungen und dergleichen zu erstellen. Man wäre ja nun der Meinung, dass lizenztechnisch alles im grünen Bereich ist, da er als lizenzierter Benutzer mit SAP kommuniziert und soweit alles in Ordnung sein sollte.
Leider ist in diesem Fall jedoch nicht alles in Ordnung. SAP Digital Access kennt keine Benutzer. Es ist also unerheblich, ob der Erzeuger von kostenpflichtigen Dokumenten zusätzlich eine Benutzerlizenz hat oder nicht.
In diesem Fall nutzt der Benutzer die App eines SAP-Dienstleisters, die speziell für diese Aktivitäten entwickelt wurde. Da es sich nicht um eine SAP-Technologie, sondern um ein Add-on eines Drittanbieters handelt, entscheidet Passport nun, als Programm für Gebühren auf Dokumentenbasis, die damit erstellten Dokumente als indirekt erstellt zu zählen.
Zusätzlich zu der Benutzerlizenz fallen nun auch noch Kosten für die Dokumente im tiefen Hintergrund des SAP-Systems an.
Doch damit nicht genug. Die App, die dieser Vertriebsmitarbeiter nutzt, ist von einem Drittanbieter und unterliegt damit dem NetWeaver Third Party Foundation Licensing. Somit haben wir nun drei Lizenzen für einen Prozess!
Dieses Beispiel zeigt, dass profunde Kenntnisse der neuen SAP Lizensierungsmetriken erforderlich sind, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Außerdem ist es sehr schwierig, mit einem manuellen Ansatz an die richtigen Informationen zu kommen.
Ein Tool wie samQ schafft auf automatisierte Weise die notwendige Datentransparenz.
Sobald die Geschäftsszenarien bekannt sind, können Sie gemäß ihren Architekturprinzipien und ihrer Unternehmensstrategie reagieren. Mit diesem Wissen können Sie eine SAP-Mehrfachlizenzierung vermeiden, aber auch die Geschäftsprozesse auf die jeweiligen Lizenzmodelle abstimmen.
Es gibt also nicht mehr nur eine einzige Option von Lizenzierung. Mit entsprechender Kenntnis der Daten kann nun durch die technische Gestaltung der betroffenen Prozesse plötzlich auch weiteres kostengünstiges SAP Licensing erreicht werden.
Unternehmen müssen daher klare Lizenzierungslinien mit den verfügbaren technischen SAP-Ressourcen finden. Wie bereits erwähnt, sorgt das samQ-Toolset für die erforderliche Transparenz und Automatisierung und hat unser Beratungsteam zusätzlich in Kombination damit die Erfahrung und das weltweite Know-how, um unsere Kunden bei der Umstrukturierung von SAP License-Verträgen zu unterstützen.
Wir raten jedem Unternehmen dringend dazu, einen kritischen Blick auf seine SAP-Landschaft, deren Architektur und Auswirkungen auf das SAP Digital Access Licensing zu werfen.
Übrigens ...
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Peter Rattey ist der Gründer von VOQUZ Labs. Er hat samQ erfunden und ist immer noch intensiv an der Weiterentwicklung von samQ beteiligt. Peter ist einer unserer erfahrensten Berater.
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