Das Thema „Cloud“ bewegt die Unternehmen jetzt schon seit Jahren. Es werden immer mehr, die auf diese Alternative zurückgreifen wollen, oder zumindest in Betracht ziehen, Teile ihrer Unternehmensstruktur in die Cloud zu transferieren. Die SAP bietet hier ein spezielles Produkt, das mittlerweile die meisten kennen: „RISE with SAP“.
SAP suggeriert hier, dass mit dem Erwerb von sogenannten „Full User Equivalents“ (FUE) als User-Lizenzen eigentlich schon alles enthalten und bezahlt ist und die Infrastrukturkosten eingespart werden. Lediglich bestimmte Extras seien hinzuzumieten. Auch dies ist eine Änderung zum alten Lizenzmodell in der On-Premise-Welt. Dort wurden Nutzungsrechte gekauft und jedes Jahr wurde ein Wartungsbetrag dazu in Rechnung gestellt.
Fast alle Unternehmen sind im Augenblick hauptsächlich On-Pemise mit ihrer Infrastruktur und der Lizenzlandschaft. Meistens ist es auch ein oft unaufgeräumtes Sammelsurium aus vielen verschiedenen Verträgen, die sich im Laufe der Jahre angesammelt haben. Die dazugehörigen Nutzungsbedingungen sind nicht klar geregelt und bieten sehr oft die Basis für Service- und Vertragsdiskussionen mit der SAP.
Hier gibt es die Möglichkeit einer Contract-Conversion, wenn das Unternehmen auf S/4HANA wechselt. Das Ergebnis ist letztlich ein einheitlicher Vertrag zu den Lizenzen, und wenn es in die Cloud geht, die zur Verfügung gestellte Cloud-Infrastruktur.
Bei der Contract-Conversion und bei weiterer Bezahlung von Nutzungsrechten, wird nur die Infrastruktur gemietet. Deshalb sind hier zwei Seiten halbwegs unabhängig zu behandeln: Die Lizenzlandschaft, die wieder von der SAP oder einer ihrer Dienstleister erworben wird und die Infrastrukturkosten, die jetzt in die Cloud wandern.
Hier werden die Userlizenzen von alten Lizenztypen zu den neuen S/4HANA-Lizenztypen migrieren, oder bei einer möglichen Product-Conversion die vorhandenen Lizenzen weiter genutzt. Welche Variante die sinnvollere ist, sollte untersucht werden. Hier sind hohe Kosteneinsparungen möglich, wenn dies sorgsam geplant und ausgeführt wird. Beim Wechsel auf die neuen Lizenztypen ist äußerste Vorsicht geboten: Die Services der SAP, insbesondere der Service mit STAR, sollte unter keinen Umständen unvorbereitet genutzt werden. Das Ergebnis wären in der Regel überhöhte Lizenzkosten, die dann wieder Basis für die nächsten Wartungsgebühren der kommenden Jahre wären.
Eine Lizenzoptimierung im Vorfeld ist unumgänglich, der Transfer zu S/4HANA ist ja so schon sehr kostenintensiv. Schon dadurch, dass die SAP nur noch 70% des alten Lizenzbestandes in Rechnung stellt, macht dabei eine Contract-Conversion meistens unattraktiv. Einige Unternehmen unterstellen SAP, das sei so gewollt. Lieber möchte man den Unternehmen die Cloud-Lizenzen mit FUEs unter RISE with SAP anbieten. Diese werden über einen bestimmten Zeitraum gemietet (meistens sind es 3- oder 5-Jahresverträge) und entsprechende Infrastrukturkosten sind dort bereits integriert.
Der Vorteil der FUEs ist die dazugehörige Flexibilität. Man mietet keine Lizenzen, sondern flexible FUEs, die dann entsprechend der Nutzung der User eingesetzt werden können und auch flexibel - ohne Nachfrage bei SAP - von einem Usertyp auf einen anderen umgestellt werden können.
Dazu ein Beispiel: Wenn früher durch Umorganisation im Unternehmen Professional-Lizenzen frei geworden sind und ein erhöhter Bedarf an Worker-Lizenzen entstand, konnte man die Professional-Lizenzen nicht einfach „zurückgeben“. Man behielt sie und orderte zusätzlich Worker-Lizenzen. Also hatte man unnötige Lizenzen oder nutzte zu teure Lizenzen für geringfügigere Funktionalität.
Das ist mit den FUEs Geschichte. Wenn jetzt ein Advanced-User wegfällt, kann man die dafür benötigte eine FUE z.B. für 5 Core-Lizenzen oder 30 Self-Service-Lizenzen nutzen, ohne die SAP darüber zu informieren. Der Gesamtbestand des Lizenzwertes kann also flexibel hin- und hergeschoben werden.
Aber auch hier ist es äußerst wichtig, vor dem Wechsel auf die FUEs den eigenen Bedarf der zukünftigen Lizenzlandschaft zu ermitteln, um hier Kosten zu sparen. Darüber hinaus sollte geprüft werden, welche Cloudprodukte zusätzlich anfallen und welche Speicherkapazitäten benötigt werden. Die Beträge für Produkte neben den FUEs erfordern erfahrungsgemäß noch einmal 40% der Mietkosten für die FUEs.
In der Regel lohnt sich ein Wechsel zu „RISE with SAP“ zu den angebotenen Listenpreisen nicht - die Kosten sind sehr hoch. Die SAP bietet hier allerdings derzeit auch äußerst hohe Rabatte - streckenweise über 50% - an. So kann sich dann ein Umstieg auf RISE in die Cloud wiederum lohnen.
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Blicken wir kurz in die Vergangenheit von RISE und riskieren anschließend gleich einen Blick in die Zukunft: In den letzten Jahren hat der FUE-Mietpreis überproportional angezogen. Kostete eine FUE in Q1/2021 noch 215€ so kostete sie in Q3/2022 schon 381€ in der gleichen Mengenkategorie. Das ist eine Steigerung von über 77% innerhalb von knapp 2 Jahren. Wer Anfang 2021 einen Mietvertrag abgeschlossen hat, hat also einen momentanen Kostenvorteil von 77%, gegenüber einem Unternehmen, welches jetzt mit RISE in die Cloud geht.
Läuft jetzt der Mietvertrag irgendwann aus, und hat das Unternehmen die Entscheidung für RISE aufgrund der günstigen Kosten getroffen, könnte dann das böse Erwachen kommen. Nicht nur, dass die Preise weiter steigen werden, die ehemaligen Rabatte sind für die nächste Miete nicht bindend. Was aber bindend ist, ist die jetzige Abhängigkeit von SAP, die in ihren AGBs nichts von der Remigration aus der Cloud in eine neue Landschaft beschreibt.
Hier gibt es mehrere Anbieter auf dem Markt, und fast alle sind günstiger als das Angebot der SAP. Hier sollte man sich Hilfe für die Auswahl holen, weil die Mietdetails von Anbieter zu Anbieter schwer zu vergleichen sind. Wir haben dazu in unserem Tool „visoryQ – Business Case Builder for SAP® Software“ schon entsprechende Vergleichsmöglichkeiten integriert.
Ein eindeutiger Kostenvorteil ist derzeit bei einem Wechsel in die Cloud nur mit extremen Rabatten sichtbar. Der Wechsel in die Cloud bedeutet in den meisten Fällen auch nicht die sofortige Abschaltung der eigenen Infrastruktur - die dortigen Kostenreduktionen sind oft sehr ernüchternd. Die Datenmigration in die Cloud kann kostspielig werden, kann mit dem richtigen Partner aber auch zu einem bedeutenden und langfristig wirksamen „Aufräumeffekt“ führen. Auf dem Markt haben sich Unternehmen etabliert, die hier erstaunliche Arbeit liefern. Wir können hier entsprechend verlinken, wo solche Leistungen bezogen werden können. Wir haben eine große Partnerlandschaft, die auch unsere Produkte zur Lizenzoptimierung nutzen, die ja vor einer Datenmigration dringend angeraten ist. Die Zukunft darf beim Schritt in die Cloud nicht aus den Augen verloren werden, sonst zahlt man später eine bittere Zeche für Entscheidungen, die ohne alle nötigen Informationen getroffen wurden. Der Entscheidungsweg zur Cloud ist ein komplexer und sollte in jedem Fall von Experten flankiert werden.
Peter Rattey ist der Gründer von VOQUZ Labs. Er hat samQ erfunden und ist immer noch intensiv an der Weiterentwicklung von samQ beteiligt. Peter ist einer unserer erfahrensten Berater.
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