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SAPDigitalAccess
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SAPLicensing
Es ist Anfang 2022, man atmet gerade durch, weil der Jahresabschluss durch ist. Die Finanzen sind geregelt, die Bilanzen sind klar und man kann sich langsam wieder dem Tagesgeschäft widmen.
Doch dann kommt eine E-Mail, die alles ändert....
“Ihre indirekte Nutzung ist bisher nicht lizenziert worden. Bitte nennen Sie uns einen Terminvor-schlag, an dem wir uns diesem Thema widmen können. Unseres Wissens nach haben Sie in Ihrem Unternehmen Lösung X, SAP-fremde Technologie Y und ein Zeiterfassungssystem Z im Einsatz. In der letzten Vermessung waren keine Ergebnisse aus Passport ersichtlich. Demzufolge scheint dieses Vermessungstool noch nicht installiert worden zu sein. Aus diesem Grund möchten wir uns mit Ihnen zur Lösung offener Fragen gerne austauschen.”
Ja zugegeben, dieser Text ist komplett ausgedacht und wird in Wirklichkeit sicher anders lauten. Aber der Tatbestand bleibt derselbe. Bisher haben über 50% der SAP nutzenden Unternehmen noch keinerlei Verträge über indirekte Nutzung mit der SAP und das wird sich 2022 bei vielen bitter rächen, hier nicht rechtzeitig reagiert zu haben. Dabei bietet die SAP seit 2019 ein sehr interessantes Angebot, um hier auf der sicheren Seite zu sein und wirklich Geld zu sparen. Das Angebot nennt sich DAAP (Digital Access Adoption Program) und bietet 90% Rabatt, wenn man die Definition von Digital Access und deren Lizenzierung der SAP anerkennt.
Augenblicklich ist die nachvollziehbare Haltung der meisten Unternehmen: Wenn das freiwillig ist, müssen wir ja nicht mitmachen und freiwillig auch noch mehr bezahlen!
Ein teurer Fehler!
Was viele nicht im Auge haben, die Freiwilligkeit endet mit Beginn von 2022 und dann steht die SAP vor der Tür und möchte dieses Problem mit Ihnen “besprechen”.
Allerdings sind jetzt die Vorzeichen etwas andere:
Jetzt wird zum Listenpreis verhandelt. Wer die Lizenzierung nach Dokumenten nicht akzeptieren möchte, wird ohne einen alten Vertrag zur indirekten Nutzung mit jedem indirekten Kontakt zwi-schen SAP-Systemen und Fremdsystemen konfrontiert sein. Da ist es unerheblich, ob es angelegte Dokumente, Datenänderungen, Lesevorgänge oder Löschungsvorgänge betrifft. In dem Fall ist alles auf dem Verhandlungstisch, allerdings mit ungewissem Ausgang.
Auch wenn es einen Altvertrag gibt, bleibt abzuwarten, ob dieser alle dann auch neu gefundenen Aspekte abdeckt.
Zu guter Letzt wird dann noch Back-Maintenance ein Thema. Hier ist es wichtig, ob das Unterneh-men für die letzten Jahre Maintenance-Gebühren nachzahlen muss, da es nachweisbar ist, dass die verhandelten Prozesse ja auch schon in den letzten Jahren unbeglichen genutzt wurden.
Das Ergebnis wird eine Summe X sein, die jetzt und in den Folgejahren zu begleichen ist.
Nun ist hier ein Gegenbeispiel, wie man auch reagieren kann und eventuell die indirekte Nutzung ohne einen Cent auszugeben lizenziert, und trotzdem Compliance herstellt.
DAAP bietet drei interessante Angebote, die 2022 mit Sicherheit von der SAP eingefordert werden. Es werden 9 Dokumentenarten definiert, die, wenn sie durch SAP-fremde Technologie getriggert in SAP angelegt werden, kostenpflichtig sind. Akzeptiert man diese Definition noch bis Ende 2021, erhält man 90% Rabatt, wird von möglicher Back-Maintenance befreit und kann mit überschüssigen Named-User Lizenzen bezahlen. Alle ande-ren indirekten Aktivitäten sind somit nicht mehr kostenpflichtig.
Der Haken dabei ist, dass man wissen muss was man kauft und was man aus den letzten Jahren an SAP Lizenzierungen zu viel hat. An dieser Stelle kommen dann eventuell unsere Lizenz-Experten ins Spiel, die unter Nutzung von samQ eine Datenbasis ermitteln. Diese zeigt, welche Dokumente wo extern entstehen oder als ex-tern entstanden gezählt werden.
Weiterhin erfolgt durch samQ eine Optimierung der User-Lizenzen und der Engine-Packages, damit kein User eine zu hoch bezahlte Lizenz bekommt. Die Dokumente werden, wenn schon installiert, durch das Programm Passport automatisch in den SAP-Systemen gezählt. Allerdings tauchen hier und da fehlerhafte Zählungen auf, die teuer werden können, wenn man sie nicht entdeckt. Auch dabei helfen unsere Experten und haben das entspre-chende Wissen, wo man suchen muss.
Letztlich bringt man nun möglich zu teure Lizenzbestände und zu kaufende Document-Packages so zusammen, dass ein optimiertes Gesamtergebnis entsteht, mit dem das Unternehmen dann in die Verhandlung mit der SAP gehen kann.
Jetzt sagt das Unternehmen selbst, wie es in den Digital Access einsteigen will, welche Dokumente gekauft werden und was dagegen eingetauscht wird.
Das ist allemal besser, als fragend auf die SAP zuzugehen und dann das zu kaufen, was von der SAP geschätzt oder eben ausgelesen wurde. Denn die SAP kann den genauen Bedarf nicht kennen und kann nur eine Empfehlung geben.
Wir geben Ihnen Klarheit!
Peter Rattey ist der Gründer von VOQUZ Labs. Er hat samQ erfunden und ist immer noch intensiv an der Weiterentwicklung von samQ beteiligt. Peter ist einer unserer erfahrensten Berater.
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