Immer mehr SAP-Kunden entscheiden sich dafür, ihre ERP-Systeme auf cloudbasierte Plattformen umzustellen. Eine Frage, die uns von Kunden oft gestellt wird, ist: „Wie verhandeln wir gute Cloud-Software-Vereinbarungen?“ und „Bekomme ich einen guten Deal?“ Im Großen und Ganzen sind Cloud-ERP-Services noch relativ neu auf dem IT-Markt. Da allerdings immer mehr Unternehmen den Umstieg erwägen, etabliert sich die Cloud auf dem heutigen Markt immer mehr. Die meisten SAP-Kunden haben wahrscheinlich entweder bereits eine der SAP-Cloud-Lösungen implementiert oder ziehen eine solche ernsthaft in Erwägung. Diejenigen, die bereits investiert haben, werden in Zukunft vermutlich noch stärker in Cloud-Lösungen investieren. Kunden, die eine Cloud-Lösung in Erwägung ziehen, müssen viele Faktoren berücksichtigen, um sicherzugehen, dass die Cloud-Service-Verträge ihren Zweck erfüllen und sie den maximalen Wert aus ihren Cloud-Verhandlungen ziehen.
Die Grundlagen der Verhandlung von On-Premises-Software sollten die Basis für die Aushandlung von guten SAP Cloud Platform License Costs sein. Dazu sollten sie die richtigen Elemente von Standardanbietervereinbarungen hinterfragen und diese so anpassen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens besser gerecht werden. Dieser Artikel geht auf die wichtigsten Punkte ein, auf die Sie achten sollten, damit Ihnen dann später nicht die Hände gebunden sind.
Bevor wir auf Empfehlungen für die Verhandlung eines guten Cloud-Vertrags eingehen, lohnt es sich, einen kurzen Blick darauf zu werfen, wie eine Vereinbarung für SAP Cloud Services aufgebaut ist. Der Vertrag für SAP Cloud Services besteht aus drei Hauptelementen: dem Bestellformular, der Datenverarbeitungsvereinbarung und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Siehe Abbildung 1 unten:
Diese sind im Allgemeinen für jeden von SAP verfügbaren Cloud Service gleich, während die Cloud-Service-Beschreibung, einschließlich Produktergänzung, Support-Richtlinien und Service Level Agreement, eine produktspezifische Sammlung von Bedingungen darstellt. Auf alle diese Elemente wird im ersten Abschnitt des Cloud-Service-Bestellformulars per Hyperlink verwiesen. Diese Dokumente sollten vor der Unterzeichnung genau gelesen und geprüft und nach der Unterzeichnung des Vertrags ausgedruckt und aufbewahrt werden. Die Datenverarbeitungsvereinbarung und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sollten auch standardisiert werden, so dass diese Bedingungen für sämtliche künftigen Cloud-Service-Käufe gelten. Wenn Sie künftig Cloud Services erwerben, wollen Sie keine unterschiedlichen Ausführungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für verschiedene Produkte oder sogar dieselben Produkte verwalten müssen.
Das Bestellformular dient dazu, den Kunden für das Abonnement eines bestimmten Cloud Service oder eines Zeitplans von Cloud Services von SAP anzumelden. Es definiert die geschäftlichen Bedingungen und legt die Vereinbarungsstruktur dar, indem es alle Komponenten definiert, aus denen sich die Vereinbarung zwischen dem Kunden und SAP zusammensetzt. Die Datenverarbeitungsvereinbarung führt die technischen und organisatorischen Maßnahmen auf, die von SAP implementiert und aufrechterhalten werden müssen, um die auf der Cloud-Plattform gespeicherten personenbezogenen Daten angemessen zu schützen, und definiert den Kunden als den „Datenverarbeiter“. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) beschreiben die spezifischen rechtlichen Bedingungen, die für den abonnierten Cloud Service gelten. Dazu gehören Nutzungsrechte, Verpflichtungen bezüglich der Kundendaten, Garantien, Geheimhaltung und Haftungsbeschränkungen, die in der Regel unabhängig vom abonnierten Cloud Service gelten.
In diesem Abschnitt werden die folgenden wichtigsten Überlegungen beschrieben. Sie können direkt zu den relevanten Abschnitten springen oder sie nacheinander durchlesen:
Ein sinnvoller Ansatz für die Unternehmensarchitektur besteht darin, SAP als das Hauptsystem zu betrachten und am Rande andere SAP-Produkte, Best-of-Breed-Lösungen und Cloud-Services als Neuerungen einzuführen. Wenn Ihre Anwendungslandschaft stark SAP-zentriert ist, haben Sie viel weniger Verhandlungsmacht und geringere Chancen, in den Verhandlungen Ihre Ziele zu erreichen. SAP kann ein zentraler Bestandteil Ihrer ERP-Roadmap sein, Sie sollten jedoch sichergehen, dass Sie sich Optionen und Flexibilität erhalten. Das Erstellen von wettbewerbsfähigen Einkaufsszenarien rund um wichtige Technologieinvestitionen ist ein sicherer Weg, um sicherzugehen, dass Sie genau das richtige Maß an Einfluss auf die Bedingungen rund um die Käufe haben, die Sie tätigen. Wenn Sie dies zu Ihrem Vorteil nutzen, wird sich SAP mit seinem Angebot weitaus mehr ins Zeug legen.
Einer der wichtigsten Punkte, an die jeder SAP-Kunde denken muss, ist das Service Level Agreement (SLA). Viele SAP-Kunden übersehen dies, da sie davon ausgehen, dass die Bedingungen nicht verhandelbar sind, oder weil sie in wichtigen Bereichen einfach nicht nachhaken. SLA beschreiben Schlüsselaspekte der bereitgestellten Dienstleistung, wie z. B. Dienstleistungsverfügbarkeit und -leistung. Zunächst sollte bezüglich der Bedeutungen der Standardbedingungen des Vertrags keinerlei Mehrdeutigkeit bestehen. Der Wortlaut muss absolut eindeutig sein, damit beide Parteien wissen, wie die Vereinbarung zu handhaben ist, wenn etwas schiefläuft oder Probleme gelöst werden müssen. Der Wortlaut sämtlicher Klauseln muss der Absicht und dem Verständnis beider Parteien Rechnung tragen, die den Vertrag unterzeichnen, und es ist Ihr gutes Recht, die Standardbedingungen anpassen zu lassen, um zusätzliche Sicherheit der Service Levels zu schaffen.
SAP-Kunden sollten eine Uptime von 99,5 % für Live-Cloud-Umgebungen als Ausgangspunkt anstreben. Uptime als Service-Level-Metrik muss auch relativ zur Zeit gemessen werden, damit beide Parteien eindeutig feststellen können, ob der Service Level eingehalten wurde. Anbieter ziehen es zum Beispiel vor, sich standardmäßig vierteljährlich zu messen. Die vierteljährliche Messung kann jedoch Service-Level-Vorfälle verschleiern, die der Anbieter sonst angehen müsste, um den Service Level zu verbessern. Für Unternehmen, bei denen ERP-Services geschäftskritisch sind, könnte eine monatliche Messung sinnvoller sein, da häufigere Messungen ein besserer Indikator für den Service Level im Verlauf eines Jahres sind.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie mit dem Anbieter eine möglichst hohe Uptime-Verpflichtung aushandeln, aber ebenso wichtig ist es, dass Sie geeignete Maßnahmen für den Fall aushandeln, dass die vereinbarten Service Levels nicht eingehalten werden. Cloud-Service-Gutschriften sind eine empfohlene Maßnahme bei Service-Level-Verletzungen. Für Service-Level-Verletzungen angefallene Bargeldgutschriften werden auf künftige Cloud-Service-Verlängerungen angerechnet. Das Aushandeln effektiver Gutschriften stellt sicher, dass der Anbieter die entsprechenden Ressourcen einsetzt, um die Einhaltung der Service Levels zu gewährleisten.
Sie sollten außerdem ein Recht auf sofortige Kündigung und auch andere Maßnahmen haben, wo dies angemessen ist. Wenn z. B. die Gesamt-Downtime über einen bestimmten Zeitraum die vereinbarten Toleranzen überschreitet, sollten Sie den Service ohne Vertragsstrafe kündigen können. Ein verlängerter Zeitraum für die Messung der Downtime zwecks Kündigungsrechten könnte beispielsweise 6 Monate betragen. Dies ist jedoch eher bei Vertragslaufzeiten von zwei Jahren oder mehr angemessen. Sie sollten auch genau darauf achten, wie Downtime in Ihrem Vertrag definiert ist.
SAP-Cloud-Verträge erfordern in der Regel eine Nichtverlängerungsmitteilung durch den Kunden, um den Cloud Service zu kündigen. Die Standardkündigungsfrist im Vertrag könnte zwar ausreichend sein, aber es ist ratsam, dies gut zu durchdenken. Eine kürzere Kündigungsfrist gibt Ihnen zum Beispiel mehr Flexibilität und verlängert Ihre Vorlaufzeit für die Entscheidungsfindung. Andererseits haben Sie jedoch auch weniger Zeit, Ihre Daten auf eine andere Plattform zu migrieren, falls dies erforderlich ist. Gestehen Sie Ihrem Cloud Provider nicht das vertragliche Recht zu, Dienstleistungen zu kündigen oder auszusetzen, es sei denn, es gibt einen triftigen Grund. Wenn es sich um eine geschäfts- oder unternehmenskritische Anwendung oder Dienstleistung handelt, können Sie es sich nicht leisten, den Anbieter entscheiden zu lassen, wann er die Geschäftsbeziehung kündigen möchte.
Ihre SAP-Cloud-Verträge sollten es Ihnen leicht machen, dann aus dem Vertrag auszusteigen, wenn Sie müssen oder wollen, ohne dass mühsame und kostspielige Datenmigrationsprozesse erforderlich sind. Andernfalls könnten Sie dem sogenannten Vendor Lock-in zum Opfer fallen. Wenn dies geschieht, sind Ihre künftigen strategischen Optionen beschränkt. Sie sollten es sich zum Ziel machen, Bestimmungen darüber auszuhandeln, wie und in welchem Zeitrahmen Ihnen die Daten nach Kündigung des Vertrags zur Verfügung gestellt werden. Auch dies sollte vom Anbieter kostenlos angeboten werden. Sie können auch eine regelmäßige Bereitstellung von Backups aushandeln, damit Sie bei Vertragsende nicht so abhängig vom Anbieter sind. Wenn Sie diese Bestimmungen in Ihrem Vertrag nicht berücksichtigen, wird es nahezu unmöglich, bei Bedarf aus dem Vertrag auszusteigen. Viele Cloud-Kunden sind dem bereits zum Opfer gefallen und leiden darunter.
Kein SLA ist vollständig ohne eine angemessene Berücksichtigung der Aspekte von Backups und Wiederherstellung des Cloud-Service. In der Vereinbarung sollte klar festgelegt werden, wie der Anbieter Backups und Wiederherstellungen im Verlauf des Zeitraums der Servicebereitstellung handhaben wird. Sie sollten sich die Zeit nehmen, diese Bestimmungen in Ihrem Vertrag zu identifizieren und sie mit den internen technischen Teams und dem Anbieter zu besprechen, um sicherzugehen, dass sie den Geschäftsanforderungen entsprechen und das erforderliche Maß an Sicherheit bieten.
SAP kann, wie die meisten Cloud-Service-Anbieter, Ihre Daten nicht ewig aufbewahren und muss diese nach Vertragsende löschen. In vielen Fällen müssen die Daten aus rechtlichen Gründen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Wenn Sie Ihren Vertrag aushandeln, sollten Sie eine Datenaufbewahrungsfrist aushandeln, die Ihnen ausreichend Zeit gibt, die Daten abzurufen und auf einer anderen Plattform zu sichern, bevor sie gelöscht werden. Als Minimum sollten Sie ein 60-Tage-Fenster für den Datenzugriff ohne zusätzliche Kosten aushandeln. Ein Versuch, ein 90- oder sogar 180-Tage-Fenster auszuhandeln, wäre jedoch nicht unvernünftig und würde Ihnen mehr Spielraum lassen.
In den meisten Cloud-Service-Vereinbarungen ist die Preisstruktur für die anfängliche Vertragslaufzeit festgelegt und danach variabel. Die Cloud-Vereinbarungen von SAP enthalten standardmäßige Preiserhöhungsbestimmungen, die es SAP ermöglichen, die Preise bei einer Vertragsverlängerung zu erhöhen. Es kann sein, dass Sie bei einer Vertragsverlängerung zusätzliche Berechtigungsstufen erwerben müssen und für diese Berechtigungen einen höheren Preis zahlen. Es ist ratsam, die standardmäßigen Preiserhöhungsbestimmungen zu überprüfen und eine Obergrenze für die Preiserhöhungen bei Vertragsverlängerung auszuhandeln, um sicherzustellen, dass diese fair und angemessen sind. Sie könnten Ihre Obergrenze für die Preiserhöhungen an verschiedene Marktindizes wie zum Beispiel den Verbraucherpreisindex (CPI) koppeln. Sie können auch eine feste Laufzeit bestimmen, innerhalb derer keine Preiserhöhungen vorgenommen werden dürfen, z. B. 3 Jahre ab dem Datum der Vertragsunterzeichnung. Es ist wichtig, diese Fragen im Vorfeld zu klären, denn sobald Sie in die Cloud wechseln, sind Sie im Grunde an die Bedingungen gebunden, die Sie unterschrieben haben, und der Versuch, diesbezügliche Probleme im Nachhinein zu lösen, kann schwierig werden, wenn nicht gar unmöglich sein.
SAP wird wollen, dass Sie gleich für mehrere Jahre verlängern, weil dies als gebuchter, vorhersehbarer Umsatz eingeordnet werden kann. Wenn Sie jedoch jährliche Verlängerungen aushandeln, schaffen Sie sich selbst mehr Optionen, um sicherzustellen, dass SAP jedes Jahr wieder um Sie als Kunde kämpfen muss. Dieser Ansatz gibt Ihnen viel mehr Flexibilität und Kontrolle bei den entsprechenden jährlichen Verhandlungen. Eine Verpflichtung zu längeren Vertragslaufzeiten sollte Ihnen jedoch zumindest ein Druckmittel für Preisverhandlungen an die Hand geben. Lassen Sie sich nicht auf 3- oder 5-Jahres-Verträge ein, wenn Sie nicht einen richtig guten Preis bekommen.
SAP-Cloud-Vereinbarungen bieten Ihnen die Möglichkeit, zusätzliche Benutzer oder Lizenzstufen zu erwerben, wenn Ihr Bedarf während der Laufzeit der Vereinbarung steigt. Es ist jedoch auch wichtig, einen Mechanismus zu haben, um die Wirtschaftlichkeit der Vereinbarung anzupassen, wenn der tatsächliche Bedarf sinkt. Die meisten SAP Cloud Services erfordern eine jährliche Vorauszahlung ohne Möglichkeit einer Gutschrift für ungenutzte Berechtigungen. Infolgedessen bleiben viele Kunden auf überschüssigen Berechtigungen, die sie weder genutzt haben noch zurückbekommen können, sitzen. Diese „Keine Gutschrift“-Bestimmungen finden sich typischerweise im Bestellformular selbst unter „Überschüssige Nutzung“. Es macht wirtschaftlich sehr wenig Sinn, die Nutzung von Cloud-Services im Voraus prognostizieren und bei mehr Nutzung mehr bezahlen zu sollen, aber bei geringerer Nutzung keine Gutschrift zu erhalten.
Nehmen Sie zum Beispiel ein Verbraucherabrechnungskonto für die Gasversorgung im Haushalt. Sie zahlen 50 Euro pro Monat als Lastschrift und Ihr Konto wird entsprechend Ihrem Gasverbrauch ausgeglichen. Wenn Sie mehr verbrauchen, erhöhen sich die Abbuchungen, so dass die Abbuchungen dem Verbrauch entsprechen. Wenn Sie weniger verbrauchen, reduzieren sich die Abbuchungen, d.h. Sie zahlen nur für das, was Sie auch wirklich verbrauchen. Warum sollte es bei Erwerb und Nutzung von Cloud-Services anders sein? Wenn Sie sich mit diesen vertraglichen Bestimmungen nicht befassen, finden Sie sich möglicherweise mit schrittweisen und nicht budgetierten Preiserhöhungen konfrontiert und sind an Verträge gebunden, in denen Sie viel zu viel für die von Ihnen genutzte Software bezahlen. Dieses Risiko erhöht sich noch weiter, wenn Sie in eine breite Palette von Cloud-Lösungen investieren.
Wenn Sie z. B. SAP SuccessFactors abonnieren und Ihr Cloud-Service-Abonnement 4 der SuccessFactors-Module umfasst, benötigen Sie Zeit für die Implementierung der Software, bevor die Benutzer sie nutzen können. Wenn die Metrik für eine Lösung zum Beispiel „Benutzer“ ist, dann sind die einzigen Benutzer, für die Sie in dieser Zwischenzeit bezahlen müssen sollten, die Entwickler und Funktionsberater, die vor dem Go-Live am System arbeiten. Wenn Sie z. B. einen 2-Jahres-Vertrag abschließen und es 6 Monate bis zum Go-Live dauert, sind 25 % Ihrer Ausgaben für Cloud-Services überflüssig gewesen und konnten Sie die Software während der Vertragslaufzeit nicht voll nutzen. Sie sollten versuchen, Bestimmungen auszuhandeln, die diese Kostenverschwendung verhindern, um sicherzugehen, dass Ihr Vertrag sein Geld wert ist.
Sie sollten immer nach einer Kopie der SAP Price List fragen, um Transparenz in der Preisgestaltung sicherstellen zu können. Die Preisliste enthält zudem wichtige Informationen, die Sie zum Verständnis Ihrer Lizenz- und Preismetrik benötigen und deren Fehlen Ihnen bei der Überprüfung eines Bestellformulars nicht auffallen würde. Ist die Preisgestaltung zum Beispiel linear, kumulativ oder gestaffelt? Welchen Mengenrabatt haben Sie bekommen? Gibt es besondere Hinweise bei der Preisgestaltung zu beachten? Welche Lizenzmetrik hat das Produkt? Ich habe zum Beispiel mit einem Kunden gearbeitet, dem SuccessFactors mit einer „Mitarbeiter-Metrik“ verkauft wurde, während die Metrik der Preisliste „Benutzer“ war, was einen großen Unterschied bei der Anzahl der Personen gemacht hat, die für die Preisgestaltung gezählt werden mussten. Außerdem erwähnt SAP selten im Bestellformular, dass bei Folgekäufen für Produkte mit kumulativer Preisgestaltung der nächste Kauf ab der letzten Stufe beginnt, in der man sich befand. Das heißt, nicht jeder Kauf wird von der ersten Stufe aus getätigt. Das Verständnis der Preisliste, Preisstruktur, Preismetrik und -konditionen ist entscheidend und die Transparenz der Preisliste ist dafür von grundlegender Bedeutung.
Eine wichtige Überlegung ist, ob die Cloud-Software, die Sie kaufen, eine andere On-Premises-Lösung ersetzen wird, für die Sie bereits bezahlt haben. Sie sollten vermeiden, auf den neuen Cloud Service zu migrieren und weiterhin Support und Wartung für alte Software zu bezahlen, die dann überflüssig wird. Es ist möglich, eine Cloud-Umstellungsgutschrift auszuhandeln, die zu einer Reduzierung der Grundwartungskosten führt, wodurch ein Teil der CAPEX-Kosten Ihres jährlichen Cloud-Service-Vertrags ausgeglichen wird. Sie können auch Übergangsrechte aushandeln, bei denen Sie das Recht haben, überflüssige Software zu kündigen, sobald Sie vollständig auf die neue Plattform migriert sind.
SAP ist sehr an einem Wechsel der Kunden in die Cloud interessiert und wird auf ein Unterzeichnen der Verträge drängen. Wie jeder andere Anbieter auch wird SAP so tun, als ob das Ihnen vorgelegte Angebot ein einmaliges Angebot ist und Sie innerhalb einer Frist von „X“ unterschreiben müssen, um sich diesen Preis zu sichern. Das ist nicht wahr. Wenn Sie auf eine Frist nicht eingehen, sollten Sie nicht erwarten müssen, mehr zu bezahlen, wenn Sie später unterschreiben. Denken Sie daran: SAP möchte mit Ihnen ins Geschäft kommen und die Verträge einbuchen. Sie sollten jederzeit den besten angebotenen Preis bekommen, wenn Sie sich dafür entscheiden, zu unterschreiben.
Passen Sie also gut auf bei der Verhandlung des SAP Licensing Price und der Nutzungsprognose, um die wirtschaftlich bestmöglichen Lösungen zu erhalten. Verhandeln Sie, wo möglich, Service-Gutschriften und legen Sie klare Service-Level-Bedingungen fest, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kontrolle über Verlängerungen behalten und dass der Vertrag Ihnen genug Flexibilität gibt, am Ende der Vertragslaufzeit das zu tun, was Sie wollen. Und das Wichtigste: Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Cloud-Verträge richtig zu bewerten und auszuhandeln. Fallen Sie nicht dem Druck des Anbieters zum Opfer und schließen Sie nicht voreilig und unter Druck einen Vertrag ab. Wie können Sie wirklich wissen, ob ein scheinbar guter Deal wirklich ein guter Deal ist, wenn Sie ihn nicht mit der notwendigen Sorgfalt prüfen?
VOQUZ Labs ist jedes Jahr an mehr als 100 SAP Lizensierungsprojekten beteiligt und wir verhandeln jedes Jahr deutlich mehr SAP Licensing Verträge als unsere Kunden. Daher verfügen wir über Fachwissen, das unsere Kunden nutzen können, um bessere Verträge auszuhandeln.
Wenn Sie SAP Licensing Verträge verhandeln und fachkundige Beratung möchten, melden Sie sich bei uns, um zu sehen, wie wir Ihnen helfen können.
Jan Cook ist seit 2019 Practice Director für VOQUZ Labs in Großbritannien. Jan ist verantwortlich für den Vertrieb und die Auslieferung auf dem britischen Markt und ist außerdem als Senior Consultant für VOQUZ Labs beratend tätig und betreut Kunden in ganz EMEA und weltweit.
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